Zmiana systemu, czyli kiedy należy wyjść ze strefy komfortu i zmienić bezboleśnie platformę e-commerce?

Startując z biznesem lub przenosząc go do e-commerce, zazwyczaj zaczyna się od realizacji projektu zgodnego ze strategią. Wraz z upływem czasu strategię i plany weryfikują sprzedaż i klienci. Okazuje się, że niektóre funkcje wybranego systemu e-sklepu są zbędne lub brakuje modułów ułatwiających pracę. Platforma e-commerce powinna naturalnie podążać za rozwojem biznesu, tak by umożliwić zwiększanie sprzedaży, a nie wstrzymywać ją w przypadku braku rozwojowych elementów. Jeśli tak się nie dzieje, warto rozważyć zmianę oprogramowania. Decyzja jest trudna, ale nie można przeciągać jej w nieskończoność.

Rozpoczynając sprzedaż w e-commerce, przedsiębiorcy marzą o dniu, gdy będzie tak duża, że nie nadążą z nadawaniem paczek i powiększaniem zasobów niezbędnych do realizacji zamówień. Prowadząc biznes, którego źródłem przychodu jest sprzedaż na platformie e-commerce, każdy sprzedawca stara się dopieścić swój sklep, przygotować go jak należy i sprzedawać jak najwięcej.

Właściciel sklepu, który zaangażował się w jego budowę – przygotował projekt graficzny, zlecił dodatkowe funkcje, przeanalizował zachowania użytkowników itd. jest emocjonalnie związany z systemem i często trudno mu podjąć decyzję o kroku w przód i rewolucyjnych zmianach, które może przynieść ze sobą nowa platforma e-commerce. Istotne jest, by trzymać rękę na pulsie i podjąć decyzję na temat systemu odpowiednio wcześnie, zanim poniesione koszty i poświęcony czas będą zbyt duże.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Pamiętaj!
Przekładanie decyzji o zmianie systemu może powodować podwyższenie kosztów migracji, która i tak będzie nieunikniona.

Proces podejmowania decyzji

Sam wybór nowej platformy jest dość czasochłonny i należy go rozpocząć odpowiednio wcześnie. Przed decyzją powinno się uwzględnić takie parametry jak:

• liczbę transakcji i klientów, jakie może udźwignąć platforma,
• ilość danych przetwarzanych przez sklep i zasoby, których może potrzebować w przyszłości,
• dostępne integracje np. z providerami płatności, kurierami, systemami ERP lub WMS itp. i sposób przesyłania danych pomiędzy aplikacjami,
• grafikę, możliwości technologiczne platformy i dostosowanie do najnowszych trendów.

Istotne są również preferencje i zasoby:

• czy system open source będzie rozwijany wewnętrznie z działem programistycznym lub zlecany na zewnątrz do agencji, czy wybór padnie na SaaS (Software as a Service – system jako usługa, rozliczany zazwyczaj w modelu abonamentowym w ramach za support i udostępnianie oprogramowania) – jeśli tak, to jakiej wielkości, a może na modułową platformę wspieraną przez agencje;
• w jakim czasie będzie realizowany projekt oraz jak będzie wyglądała późniejsza obsługa.

Zmiana systemu wydaje się być rewolucją, jednak jeśli podejdzie się do niej zadaniowo, tworząc plan i robiąc odpowiednie kroki milowe, to nie powinny wystąpić większe problemy.

Co musisz zrobić, zmieniając system:

• określić MVP (Minimum Viable Product), czyli przygotować specyfikację podstawowej wersji do wdrożenia na rynek i od niego rozpocząć realizację projektu,
• szukać rozwiązania na miarę swoich potrzeb, nie patrzeć na konkurencję, nie każdy sklep potrzebuje tego samego, nawet jeśli sprzedaje podobny asortyment,
• zebrać feedback od innych e-sprzedawców (pracując z danym systemem, widzą jego wady i zalety oraz jakość obsługi),
• przeprowadzać testy na każdym etapie wdrożenia,
• realizować projekt etapami – jeśli masz zamiar przenieść kilka sklepów, najlepiej zacząć od jednego, powoli wdrażając kolejne, uwzględniając już kwestie, które zauważyłeś przy wdrażaniu MVP.
  

  ---

• Platformy Saas: AtomStore, IAI-Shop, Shoper, Shopify, Sky-Shop, Shoplo,
• Platformy oparte na licencji: AtomStore, Magento Enterprise, SAP Hybris,
• Platformy Open-source: Magento, Prestashop, Woocommerce,
• Platformy dedykowane: I-systems, 2ClickShop, Ideo.

Kiedy platforma e-commerce nadaje się do wymiany?

Czerwona lampka powinna się zapalić, gdy pojawia się informacja, że system, lub jego wersja, nie jest już wspierany przez dewelopera.

Wydaje się to oczywiste, jednak wciąż wiele firm stara się na siłę utrzymywać i rozwijać system własnymi zasobami, naprawiając bugi i rozwiązując problemy. Na dłuższą metę jest to duże utrudnienie – wymusza zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za support, a każda dodatkowa łatka tworzy konstrukcję, która później utrudnia przeniesienie się na inną platformę.

Innym przykładem jest sytuacja, gdy system jest tak rozbudowany, że nawet deweloper traci kontrolę nad kolejnymi aktualizacjami.

Jeśli jest możliwość dostosowywania oprogramowania do potrzeb własnego biznesu to dobra opcja dla sklepów rozwijających się. Można usprawniać pracę. Jednak po pewnym czasie, gdy system jest już na tyle skomplikowany, że sam autor gubi się w dodatkach, może skutkować to problemami. Kolejne zmiany mogą nadpisywać się nad poprzednimi funkcjami i blokować prawidłowe działanie sklepu.

Gdy traci się kontrolę nad projektem, lepiej zrobić nawet mały krok w tył i wybrać gotowe rozwiązanie, które wspiera większość potrzebnych funkcji. Czasem będzie to wymagało nieznacznego przeprojektowania procesów w firmie, ale pozwoli usystematyzować wszystkie procesy i funkcjonalności, by działały sprawnie i w odpowiedniej kolejności.

Z powyższym punktem łączy się również uzależnienie od programisty/ dewelopera/ agencji w przypadku systemu dedykowanego, który znając naszą sytuację, dyktuje stawki zawyżone względem rynkowych, co wiąże się z większymi kosztami utrzymania systemu.

Przykład
25 maja weszło w życie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych – RODO. Wszystkie przedsiębiorstwa muszą się dostosować do nowych przepisów.

• Jeśli działasz na otwartym systemie, musisz sam przygotować zmiany w core systemu lub polegać na aktualizacjach innych użytkowników (jeśli je udostępniają).
• Jeśli posiadasz własny dział programistyczny, należy zgłosić mu zmiany. W tym przypadku również musisz samodzielnie opracować koncepcję zmian.
• Współpracując z agencją, zlecasz ściśle określony zakres pracy. W tym wypadku agencja czy software house, bazując na swoich doświadczeniach, może doradzić, co do zakresu planowanych zmian.
• W sklepie działającym w systemie abonamentowym to na właścicielu oprogramowania ciąży odpowiedzialność dostosowania platformy i zazwyczaj te zmiany są przygotowywane bezpłatnie w ramach aktualizacji (nie dotyczy zmian w indywidualnych projektach).

Oczywiście przedsiębiorca powinien niezależnie od systemu wszystko zweryfikować, w końcu to na nim bezpośrednio ciąży obowiązek dostosowania swojego sklepu do zmian prawnych.

Istotne jest, by trzymać rękę na pulsie. Przy planowaniu strategii i rozwoju należy zwracać uwagę, w którą stronę zmierza biznes i starać się wcześniej reagować, szukać alternatywnych rozwiązań i sprawdzać rynek.

Kolejnym jasnym sygnałem do zmiany oprogramowania sklepu jest problem ze stabilnością.

Częste awarie, problem z wtyczkami, zawieszenia systemowe, problemy z obiegiem informacji i np. wysyłką zamówień – jeśli masz do czynienia z takimi usterkami, powinieneś przemyśleć, czy platforma jest odpowiednia dla Twojego biznesu.

Wskazówka
Platformy dobierane są do obecnych preferencji uwzględniających przyszłościowy rozwój. Nie da się jednak przewidzieć skali rozwoju biznesu i potrzeb za kilka lat. Rynek e-commerce dynamicznie się zmienia, powstają nowe narzędzia, nowe kanały sprzedaży, zmienia się też sam użytkownik. Dlatego trzeba zostawić sobie furtkę, by w razie potrzeby zmienić system na dostosowany do nowych trendów.

Nierozerwalnie ze stabilnością wiąże się problem z systemem, który nie jest skalowalny. Wraz ze zwiększaniem sprzedaży, asortymentu i zmianami preferencji klientów (np. wprowadzania nowych form płatności lub kurierów) zwiększa się też zapotrzebowanie na zasoby sprzętowe, które powinny być skalowalne.

Jak wybrać system na kilka lat w przód?

To trudna decyzja, łatwo jest określić swoje obecne zapotrzebowanie, ale trudniej zaplanować skalę biznesu za kilka lat. Dlatego istotne jest, by oprogramowanie było elastyczne i skalowalne. W podjęciu decyzji może pomóc odpowiedzenie sobie na kilka pytań dotyczących systemu:

• czy spełnia obecne wymagania,
• czy pozwala się skalować,
• czy obsługuje podobne sklepy, branże,
• czy oferuje dodatkowe moduły i świadczy dodatkowe usługi,
• czy pozwala się integrować (posiada API),
• czy obsługuje sprzedaż zagraniczną, wielowalutowość, wielojęzyczność, multistore itd.

Jeśli nie ma możliwości rozwoju i integracji z innymi platformami, dobrze jest wcześniej poznać możliwości np. za pomocą pośredników lub poszukać nowego oprogramowania. Początkowo można dywersyfikować sprzedaż, dzieląc ją na dwie platformy i testując przy okazji możliwości nowego systemu.

Przykład
Firma prowadzi sprzedaż na dwóch niezależnych platformach. Dane na temat stanów i cen pobierane są z systemu ERP. Sprzedawca otrzymuje możliwość sprzedaży brandu w Strefie Marek Allegro na wyłączność, co wiąże się ze zwiększeniem sprzedaży. Niestety dostawcy oprogramowania nie są w stanie przygotować odpowiedniej integracji, dlatego decyduje się kanał Allegro przygotować na innej platformie. Po udanej i terminowej integracji krok po kroku przenosi kolejne sklepy na wybrany system.

Platforma e-commerce – podsumowanie

Na koniec uniwersalna zasada. W biznesie nie ma nic za darmo. Gdy ktoś proponuje „darmowe” oprogramowanie – to zawsze kosztuje. Często zapomina się o koszcie pracy programistów, koszcie ewentualnych dodatkowych modułów (standardowy core systemu zazwyczaj jest niewystarczający). Przede wszystkim pomija się koszt swojego czasu, gdy trzeba być project managerem oraz podejmować decyzje. Współpraca z kompetentną firmą pozwala scedować na nią większość zdań wdrożeniowych.