Gdy w kwietniu moja skrzynka odbiorcza została niemal zalana zaproszeniami na „wirtualne wydarzenia online” – zdałam sobie sprawę, jak wiele firm jest w sytuacji takiej jak my. Branża eventowa zahibernowała się od marca do… nie wiadomo kiedy.
Dobrą informacją było to, że niemal każda duża firma chciała utrzymywać swoją aktywność dla klientów, a w social mediach potwierdzać ciągłość tej działalności i chęć dzielenia się wiedzą z fanami. Zła wiadomość była taka, że fala webinarów zalała nasze skrzynki, przez co ludzie z czasem się do nich zniechęcili i przestali na nie zaglądać.
Nowa definicja „wydarzenia online” także zaburzyła nasze spojrzenie na eventy i wzmogła tęsknotę do prawdziwych doświadczeń z eventów na żywo. Kwiecień i maj – to był czas na oswojenie się z sytuacją „zatrzymania” działalności eventowej i potwierdzenie znanego już stwierdzenia: „Świat spotkań musi wejść do online’u”.
Zadawaliśmy sobie wiele pytań, jak będzie wyglądać nasza najbliższa przyszłość:
- Jak utrzymać aktywność swojej firmy, a zwłaszcza takiej, która żyła z organizacji spotkań biznesowych na żywo?
- Jak efektywnie dostarczać wiedzę naszym klientom online oraz jak dać im poczucie uczestniczenia w konferencji tak jak w realnym świecie?
- Jak sprawić, żeby ludzie mieli okazję przeżycia czegoś nowego, innowacyjnego – czegoś, co ich zaangażuje, nawet jeśli będą śledzić konferencję z domu czy z firmy?
- I wreszcie: jak na tym zarabiać?!
Nie oszukujmy się: webinar to nie event!
Zastanówmy się przez chwilę. Czy oglądanie programu telewizyjnego jest wydarzeniem? Webinar to strumień treści audio i wideo. Dla nas wydarzenie powinno spełniać znacznie więcej kryteriów. Powinno się opierać na ludzkich relacjach i interakcjach, na spotkaniach, na poczuciu, że jesteśmy częścią pewnej społeczności. Wówczas czujemy się zainspirowani, odkrywamy nowe rzeczy, odczuwamy energię innych i rytm trwającego wydarzenia. To filary ludzkiej dynamiki sensorycznej, opierającej się na zmysłach. Dobrze przygotowane wydarzenie ekscytuje i wpływa na uczestnika bezpośrednio. Tych emocji nie da się przekazać na platformach Zoom, Skype czy Teams. Po prostu nie. Doceniam wartościowe tematy konwersacji proponowane przez przekonujących mówców na wideokonferencjach, ale bardzo brakuje mi wrażeń, jakie daje wydarzenie.
Twardy reset słowa „wydarzenie”
Organizatorzy powinni wcisnąć w swoich głowach przycisk twardego resetu, aby w czasach COVID-19 na nowo zdefiniować słowo „event”, czy jak kto woli – „wydarzenie”. Skończyły się czasy, w których bezkarnie mogliśmy dostarczać emocje w świecie realnym na żywo. Przynajmniej na razie. Nastał czas konieczności zwirtualizowania wydarzeń – aby przeczekać falę epidemii i pozwolić jej całkowicie wygasnąć. Webinary były dobre na pierwszym etapie nauki funkcjonowania w nowych warunkach. Po trzech miesiącach kompletnego bezruchu doszliśmy do wniosku, że pora iść w kierunku wydarzeń, które dostarczają podobnych wrażeń do tych oferowanych przez konferencje offline – takich, które pozwalają poczuć się częścią społeczności, ale jednak w świecie online. Takie wydarzenia już istnieją.
Welcome to VirBELA™
Prześledziliśmy kilka możliwości organizacji konferencji na bazie rozwiązań online. Ostatecznie wspólnie z naszym klientem –
Zarządem Krajowej Izby Komunikacji Ethernetowej – postawiliśmy na platformę VirBELA™. To narzędzie, stworzone na rynku amerykańskim, pozwala na unikatową, zgrywalizowaną formę uczestnictwa gości konferencyjnych w przestrzeniach doskonale nadających się do prowadzenia wirtualnych konferencji, targów czy spotkań indywidualnych. Każdy uczestnik jest awatarem i może się tam dostać z dowolnego miejsca na świecie. Każdy ma dostęp do tego rozwiązania dzięki możliwości wynajęcia sal konferencyjnych czy przestrzeni pełnych atrakcji integrujących ludzi. Każdy z każdym może rozmawiać publicznie lub prywatnie. A to dopiero początek zabawy.
Pierwsza Wirtualna Konferencja w Polsce już za nami! Na 1200 osób!
Musieliśmy to sprawdzić na sobie – aby zobaczyć, czy działa i jakie są tego efekty. Prekursorska, pierwsza w Polsce Wirtualna Konferencja Krajowej Izby Komunikacji Ethernetowej odbyła się w dn. 23–25 czerwca 2020 r. Było to trzydniowe, wyjątkowe doświadczenie dla 1200 zarejestrowanych uczestników. Goście mogli w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje Wirtualne Centrum Kongresowe VirBELA™. Na potrzeby Wirtualnej Konferencji KIKE zorganizowanej dla branży telekomunikacyjnej stworzono dwie sale audytoryjne, strefę wystawienniczą expo, a także udostępniono prywatne przestrzenie business lounge do spotkań biznesowych i networkingowych dla wszystkich uczestników konferencji. Goście biorący udział w wydarzeniu w licznych opiniach wyrażanych na gorąco i w social mediach docenili innowacyjność rozwiązania i wysoki poziom merytoryczny agendy, nad którą czuwała Rada Programowa KIKE.
Zdaniem większości uczestników formuła konferencji, przypominająca jedną z kultowych gier komputerowych, sprawdziła się dużo lepiej niż webinary i szkolenia online, które dominują w internecie. Uczestnicy czuli się obecni w przestrzeni konferencji, a wręcz zaangażowali się fizycznie, emocjonalnie i psychiczne w bycie jej aktywnymi gośćmi. Platforma VirBELA™ umożliwiała im bowiem odwiedzanie miejsc prelekcji, zadawanie pytań z widowni na żywo, odwiedzanie expo i poznawanie oferty ponad 30 wystawców. Udogodnienie w komunikacji stanowiła możliwość samodzielnego prowadzenia rozmów z innymi uczestnikami czy wyrażania emocji przez podstawowe funkcje podręcznego menu użytkownika. Ludzie byli tym zachwyceni i reagowali bardzo spontanicznie.
Wirtualna Konferencja a inne „narzędzia” w tle
Staraliśmy się maksymalnie ułatwić zainteresowanym dostęp do konferencji i zapewnić im pełną informację o tym, co się dzieje i kiedy. Warto rozważyć te rozwiązania przy wirtualnych eventach, bo zdecydowanie jest na to zapotrzebowanie. Po kolei:
- Aplikacja mobilna – VKIKE. Miejsce, w którym każdy mógł śledzić agendę konferencji i być dzięki temu na bieżąco. W aplikacji oceniano prelegentów, którzy wystąpili z ponad setką wykładów. Ich biogramy i zdjęcia pozwalały poznać szczegóły na ich temat. Z aplikacji aktywnie korzystało 80% uczestników.
- Grywalizacja – skanowanie kodów QR, ocenianie prelegentów, obecność na wykładach, wizyty u wystawców i wykonywanie zadań dodatkowych. Na zdobywców największej liczby punktów czekały wartościowe nagrody. To napędza ruch na wystawie, daje powód do odwiedzania wystawców, a uczestnicy chętnie się bawią – zwłaszcza w animowanym świecie platformy VirBELA™.
- Obowiązkowo – integracja wieczorna! Zapewnienie atrakcji w ramach wieczornej integracji na dachu jednego z centrów biznesowych wirtualnej przestrzeni konferencji KIKE było naszym eksperymentem. Tego wieczoru grał DJ Dario na żywo (w streamingowanej transmisji online), a animacje uczestników – awatarów prowadziła na żywo Arleta Lemańska–Cydzik, jedna z konferansjerek Wirtualnej Konferencji KIKE. Oczywiście wieczór ten musiał się odbyć całkowicie wirtualnie, ale nie zabrakło miłośników tańca oraz ciekawskich, którzy po 19:00 chętnie zaglądali na platformę. W szczytowej części wieczoru z tej okazji skorzystało 150 osób. Zalecam przygotowanie scenariusza dla animatora wieczoru, aby goście czuli się „zaopiekowani” (popisy układów tanecznych, konkurs na najlepszą kreację z garderoby platformy, gigantyczny pociąg za prezesem – to tylko namiastka naszych animacji, które trwały prawie 3 godz.).
- Konferansjer w każdej sali wykładowej. Zapowiadanie prelegentów i dziękowanie każdemu z nich po wystąpieniu spełnia wymogi savoir-vivre’u i pasuje do platformy VirBELA™. Każdy z awatarów może klaskać na widowni i o to proszą zwykle gospodarze ze sceny. Dodatkowo konferansjerzy ratują nas, gdy wiemy, że istnieje jakiś poślizg, i wiedzą, jak zabawić publiczność, aby nie uciekała z sali.
- „Sala prób” przy każdej sali wykładowej. Prelegenci naszej konferencji byli proszeni o przeprowadzenie próby generalnej przed wejściem na scenę. W „sali prób” sprawdzaliśmy jakość dźwięku, upewnialiśmy się, czy prezentacja wyświetla się prawidłowo, czy łącze internetowe nie jest za słabe. Zdarzały się niewielkie niespodzianki, ale mieliśmy czas – 30–45 min przed planowanym wejściem na scenę – aby wszelkie problemy rozwiązywać. Dzięki temu wszyscy prelegenci wygłosili swoje wykłady, a ponad 100 panelistów mogło przeprowadzić debaty i sesje pytań z publicznością. Część z nich korzystała z wyświetlania swojego wizerunku na żywo – przez połączenie z kamerą swojego komputera.
- Spotkania jeden na jeden – umówienie się przez aplikację lub telefon. VirBELA™ daje tysiące możliwości spotkań w prywatnych pokojach. W wirtualnym świecie można było spontanicznie rozmawiać z przechodzącymi osobami, łatwo było też kogoś odnaleźć i umówić się z nim na wirtualne spotkanie przez czat lub aplikację. Jak zauważył jeden z naszych rozmówców – mniej przy tym bolały nogi. Zachęcanie gości do umawiania się ze sobą przed wydarzeniem jest kluczem do sukcesu. Wówczas uczestnicy prawdziwie czują, że są częścią społeczności tej konferencji, i nie chcą z niej wyjść.
Ile to kosztuje?
VirBELA™ to odpłatna przestrzeń do organizacji wirtualnych wydarzeń. Można wynająć tu sobie dowolnie dużą salę konferencyjną lub kilka na cały dzień dla z góry określonej liczby gości. Koszt narzędzia jest wyliczany indywidualnie, a na jego wysokość wpływają wielkość zamówionych przestrzeni, liczba uczestników oraz poziom wsparcia, jakie potrzebne jest do zrealizowania wydarzenia. Dla niezdecydowanych doskonałym rozwiązaniem jest pobranie kluczy do apartamentu Team Suites na miesiąc bez ponoszenia żadnych kosztów – na próbę.
Jak zaplanować komunikację online?
Jeśli planujesz wydarzenie, musisz dobrze rozegrać jego promocję. Podczas organizacji Wirtualnej Konferencji KIKE zaplanowaliśmy:
- regularne e-mailingi raz w tygodniu (od ośmiu tygodni przed),
- harmonogram publikacji w social mediach (Facebook, LinkedIn),
- specjalne akcje wspierające z partnerami medialnymi konferencji.
W samej komunikacji wydarzenia sprawdziły się też akcje SMS-owe w trakcie konferencji.
Wskazówka
Zwykle w świecie eventów cykliczność organizowanych wydarzeń niesie duży kapitał potencjalnych zainteresowanych. W przypadku Wirtualnej Konferencji KIKE wiedzieli oni o jej organizacji dwa miesiące wcześniej.
Co zrobić samemu, a co zlecić na zewnątrz?
Działania w ramach organizacji wydarzeń online można podzielić na te, które warto zlecić na zewnątrz, i te, których najlepiej dopilnować samodzielnie:
- Zdecydowanie sprawy techniczne zalecam pozostawić zespołowi obsługi narzędzia, które wybierzesz, zamiast poświęcać kilka miesięcy na zdobywanie wiedzy w ramach agencyjnego know-how.
- Materiały promocyjne możesz przygotować samodzielnie z własnymi grafikami, z którymi zwykle pracujesz.
- Komunikację z uczestnikami najlepiej zostaw sobie – nikt tak dobrze nie zna swoich gości jak organizator wydarzenia.
- Agenda musi powstać w zespole organizatora.
- Obsługę techniczną gości możesz rozdzielić – na ogół twórcy rozwiązań pomagają organizatorom opanować korzystanie z narzędzia. Zwykle proste przeszkolenie zajmuje 30–45 min.
Cele i kamienie milowe Wirtualnej Konferencji KIKE
Idealnie jest wyznaczyć cele i wszystkie kamienie milowe wcześniej. W wypadku Wirtualnej Konferencji KIKE, na którą mieliśmy zarejestrowanych 1200 uczestników i na którą przybyło 75 wykładowców, działania zostały rozbite kolejno na:
- 2 miesiące przed eventem: ogłoszenie organizacji wydarzenia online.
- Od 8 do 3 tygodni przed wydarzeniem: prace nad konstrukcją agendy i wykładów w dwóch salach konferencyjnych (nad kształtem agendy czuwała Rada Programowa złożona z 20 reprezentantów branży telekomunikacyjnej).
- Od 5 do 2 tygodni przed konferencją: przeszkolenie zespołu opiekunów spotkań indywidualnych uczestników konferencji i prelegentów (18-osobowy zespół pracował nad przygotowaniem konferencji KIKE na 1200 osób).
- 2 tygodnie przed konferencją: ustrukturowanie zadań podczas konferencji w obrębie zespołu.
- 2 tygodnie przed: przygotowanie aplikacji mobilnej.
- 1 tydzień przed konferencją: wysyłka insertów (gazetka konferencyjna KIKE plus napoje obrandowane przez sponsora strategicznego wysyłane kurierem do każdej firmy biorącej udział w konferencji).
- 1 tydzień przed: wzmożenie aktywności związanych z pakietami informacyjnymi dla uczestników, partnerów i prelegentów – tak, aby wszyscy wszystko wiedzieli.
- Od 2 do 3 dni przed eventem: brandowanie strefy wystawców, pokojów biznesowych i scen konferencji.
- 1-2 dni przed eventem: zaproszenie gości do instalacji platformy i rozwiązywanie ewentualnych problemów technicznych.
Podsumowanie
- Wirtualna konferencja na platformie VirBELA™ może zostać przygotowana w jeden–dwa miesiące.
- Platforma pozwala zmieścić się w ¼ kosztów standardowej konferencji – jest zatem rozwiązaniem ekonomicznym.
- Obecna sytuacja wymusza działania zastępcze w świecie online. Uczestnicy eventu, sponsorzy czy partnerzy doskonale to rozumieją i wyczekują, kiedy będą mogli się spotkać z nami w realnym życiu.
- Bycie w świecie wirtualnej konferencji niesie zupełnie inne doświadczenia. Wraca poczucie bycia na konferencji –
otaczający nas ludzie sprawiają, że przyjaźniej się spędza na niej czas i czujemy się częścią jednej społeczności.
Można? Można – to tylko kwestia odwagi. Uczestnicy wirtualnych konferencji doceniają szeroki wybór dostępnych pomieszczeń – a nie jeden kanał webinaru. Bycie częścią społeczności w miejscu wyglądającym jak gra pozwala szybciej nawiązywać bardziej otwarte relacje. Internet ośmiela ludzi do interakcji, do zabawy i do próbowania nowych rozwiązań. Tak działa to na platformie VirBELA™. Wirtualizacja podnosi poprzeczkę w rozwoju i wymaga większej mobilizacji. Twoi klienci oczekują od Ciebie jeszcze więcej uwagi niż przed pandemią. Daj im to.
