Transformacja cyfrowa zakupów pośrednich B2B i B2G – kluczowy czynnik sukcesu nowoczesnych przedsiębiorstw

Zakupy pośrednie mają istotny wpływ na efektywność operacyjną i koszty ponoszone przez przedsiębiorstwa. Choć nie są bezpośrednio związane z produkcją, ich optymalizacja może przynieść znaczne oszczędności. Dowiedz się, jakie wyzwania wiążą się z zakupami i jak nimi skutecznie zarządzać, aby zwiększyć efektywność firmy.

Jaki wpływ mają zakupy pośrednie na efektywność i koszty przedsiębiorstw

Zakupy pośrednie stanowią ważny element, który wpływa na efektywność przedsiębiorstw i koszty ich działalności. Z roku na rok wydatki na nie wzrastają w firmach o ok. 7%¹. Mimo że nie są one bezpośrednio związane z produkcją przedsiębiorstw, mają duże znaczenie dla utrzymania ich operacyjnej sprawności.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Do takich wydatków można zaliczyć koszty związane z zakupem materiałów i usług niezbędnych do codziennej działalności firmy, obejmujących m.in. artykuły biurowe, sprzęt IT czy też usługi profesjonalne. Tego typu zakupy często dokonywane są poza ramowymi umowami z dostawcami.

Znaczenie zakupów pośrednich dobrze obrazuje zasada Pareta, w odniesieniu do której zakupy te stanowią zaledwie 20% całego wolumenu zakupowego, ale generują aż 80% kosztów procesowych, odpowiadając za 80% dostawców. Mimo że wydatki pośrednie stanowią mniejszą część całkowitych zakupów, ich przetwarzanie pochłania większość zasobów. Co ważne, firmy mogą zaoszczędzić 10–25% kosztów produktów i usług m.in. dzięki ograniczeniu nieustrukturyzowanych wydatków właśnie na zakupy pośrednie². Dlatego tak istotna jest konieczność ich optymalizacji.

Jakie są powody problemów z wydatkami pośrednimi

Jednym z głównych powodów problemów związanych z wydatkami pośrednimi jest ich rozproszenie. Zakupy są często dokonywane na różnych warunkach i w różnych miejscach, u wielu dostawców, co utrudnia kontrolę i dbanie o zgodność z wytycznymi firmy. Jak wskazuje badanie Unite, średnia liczba dostawców w firmach (różnej wielkości) wynosi 1,6 tys., a w dużych przedsiębiorstwach nawet ponad 10 tys.³!

Manualne przetwarzanie zamówień, faktur i płatności generuje znaczne koszty administracyjne, co dodatkowo obciąża budżet przedsiębiorstwa. Brak centralnej kontroli działu zakupów nad wydatkami pośrednimi prowadzi z kolei do niespójności oraz trudności w monitorowaniu kosztów i zarządzaniu dostawcami. Ponadto zakupy mogą być dokonywane bez uwzględnienia praktyk ESG (środowiskowych, społecznych i ładu korporacyjnego), co może negatywnie wpływać na reputację firmy. Wszystko to przekłada się na nieproporcjonalnie wysoki koszt procesowania tych zakupów w stosunku do ich wartości.

Aby zobrazować te problemy, warto przyjrzeć się sytuacji z życia codziennego.

Wyobraź sobie rodzinę, która w gorącym sezonie świątecznym kupuje wiele różnych produktów i prezentów. Pojawiają się problemy z kontrolą wydatków, zapamiętywaniem, gdzie zakupy zostały zrobione, czy zbieraniem paragonów, co prowadzi do chaosu i frustracji. Podobnie jest w firmach, w których brak spójnego procesu i kontroli zakupów pośrednich powoduje wzrost kosztów i mniejszą efektywność.

Odpowiedzią na te problemy jest transformacja cyfrowa handlu B2B i B2G, która w kontekście zakupów i procesu procure to pay staje się wręcz koniecznością. Pomaga ona zautomatyzować proces zakupów, zredukować wydatki oraz zaoszczędzić czas i zasoby.

O tym, jak ważną rolę odgrywa digitalizacja zakupów w firmach, mówi Iwona Szymańska, ekspert ds. procesów zakupowych w Siemens sp. z o.o.

W jaki sposób Unite zmienia zakupy pośrednie

Unite oferuje skuteczne narzędzie usprawniające i optymalizujące zakupy pośrednie. Jest to pierwsza tak kompleksowa europejska platforma zakupowa przeznaczona wyłącznie dla sektora B2B i B2G, działająca w 12 krajach.

Platforma e-procurement z własnym marketplace’em pozwala na kompleksowe zarządzanie procesem zakupowym i optymalizację wydatków pośrednich. Dzięki dostępowi do kilkumilionowego asortymentu przedsiębiorstwa i instytucje mogą łatwo znaleźć i zakupić potrzebne produkty, od artykułów biurowych, przez sprzęt IT, aż po specjalistyczne środki chemiczne czy części do maszyn.

Platforma umożliwia firmom realizację zakupów ad hoc, bez konieczności zwiększania liczby dostawców w ich systemach ERP. Oferowany przez Unite model single creditor, czyli model jednego partnera biznesowego, upraszcza procesy płatności i zarządzania finansami, co pozwala uniknąć problemów związanych z rozproszeniem zakupów. Dodatkowo platforma oferuje zaawansowane funkcje wyszukiwania i optymalizacji koszyka zakupów. To ułatwia wybór najlepszych ofert pod względem ceny, terminu dostawy, liczby wysyłek czy dostępności artykułów.

Jednym z istotnych elementów platformy Unite jest możliwość pełnej integracji z systemami ERP. Firmy mogą także umieszczać katalogi własnych dostawców, z którymi współpracują na umowach ramowych, i zarządzać nimi w sposób centralny lub też zlecić obsługę współpracy Unite. Dla przedsiębiorstw, które nie decydują się na integrację systemu lub nie wykorzystują żadnego ERP, możliwe jest skorzystanie z systemu zarządzania zakupami Mercateo, dostępnego w ciągu zaledwie kilku minut po rejestracji na platformie.

Pełna cyfryzacja procesu zakupowego, także w przypadku zakupów rozproszonych, utrzymanie relacji z własnymi dostawcami oraz faktura od jednego podmiotu – to pozwala w pełni zarządzać zakupami w przedsiębiorstwie i daje przestrzeń do koncentracji zasobów w obszarach strategicznych.

Jak zwiększyć efektywność działań i zmniejszyć koszty z Unite

Firma decydująca się na rozwiązania Unite zyskuje jednego partnera biznesowego, który zapewnia dostęp do wielu artykułów od zweryfikowanych dostawców. Integracja systemu z platformą pozwala na kontrolę zakupów w zdecentralizowanych zespołach i ujednolicenie procesu zamówień, co przekłada się na redukcję kosztów administracyjnych i procesowych. Platforma jest zaawansowana technologicznie, a jednocześnie prosta w obsłudze, co ułatwia jej wdrożenie i codzienne użytkowanie.

Unite wspiera firmy w zakresie zrównoważonego rozwoju i zgodności z wytycznymi ESG. Przez centralizację zakupów i zarządzanie dostawcami klienci mogą łatwiej kontrolować, czy ich zakupy spełniają odpowiednie standardy środowiskowe, społeczne i w zakresie ładu korporacyjnego.

Co ważne, wszystko to odbywa się przy profesjonalnej obsłudze w języku polskim na każdym etapie, co ułatwia komunikację i współpracę. Ponadto korzystanie z rozwiązań Unite zapewnia natychmiastową stopę zwrotu przy niskich nakładach, co czyni tę platformę atrakcyjnym wyborem dla przedsiębiorstw i instytucji dążących do optymalizacji swoich procesów zakupowych.

Podsumowanie

Dzięki rozwiązaniom oferowanym przez Unite firmy mogą nie tylko usprawnić swoje procesy zakupowe, lecz także zwiększyć efektywność operacyjną i zredukować koszty. Spójność procesów, monitorowanie wydatków oraz zgodność z wytycznymi ESG to nieliczne z korzyści, które płyną z wykorzystania tych narzędzi. Warto wykorzystać możliwości Unite i marketplace’u Mercateo. To inwestycja, która szybko się zwróci i przyniesie wymierne korzyści oraz przewagę konkurencyjną.

Dowiedz się więcej o optymalizacji zakupów.

1. P. de la Boulaye i in., „Revolutionizing indirect procurement for the 2020s”,
2. „Rola zakupów pośrednich w strategiach zakupowych”, dostęp online: .
3. H. Müller, E. Bollini „Indirect purchasing in focus: between savings potential and future opportunities”, dostęp online: .

Materiał partnera

Artykuł pochodzi z e-booka „Dochodowy e-commerce 2024”. Kliknij w baner i pobierz.