Podatkowe wyzwania w e-commerce. Jak przygotować się do sprzedaży międzynarodowej

Pandemia i w efekcie dynamiczny rozwój platform sprzedażowych oraz nowych rozwiązań logistycznych zrewolucjonizowały podejście do e-commerce. Obecnie coraz większy nacisk kładzie się na sprzedaż na rynkach zagranicznych. Rodzi to jednak liczne wyzwania, m.in. w sferze podatkowej. Dowiedz się, jak sobie z tym poradzić.

Wszystko zaczyna się od logistyki

Zanim zaczniesz jakiekolwiek rozważania na temat obowiązków podatkowych swojej firmy, ustal, w jaki sposób odbywa się dystrybucja Twoich towarów. Istotne znaczenie ma to, czy produkty wysyłasz jedynie z Polski czy też posiadasz zagraniczne magazyny własne lub obsługiwane przez firmy fulfillmentowe (przykład 1).

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Procedura VAT OSS – istotne uproszczenie dla sprzedawców

Od 1 lipca 2021 r. obowiązuje zasada, zgodnie z którą, jeżeli wartość rocznej sprzedaży zagranicznej do osób prywatnych przekracza 10 tys. euro (ok. 42 tys. zł), podatek VAT powinien być obowiązkowo rozliczany w kraju konsumpcji towarów. Do wartości powyższego progu wlicza się sprzedaż do innych krajów UE łącznie (ilustracja 1).

Limit ten jest na tyle niski, że sprzedawcy e-commerce w zasadzie w każdym przypadku muszą stosować zagraniczne stawki podatku VAT. Na szczęście nie mają obowiązku rejestrowania się we wszystkich krajach UE. Wystarczające jest zgłoszenie się do procedury nazywanej potocznie VAT OSS.

Procedura VAT OSS polega na tym, że podatnik może złożyć jedną zbiorczą deklarację VAT, w której rozlicza sprzedaż towarów do innych krajów UE. Dokument jest składany kwartalnie, a podatnik dokonuje jednego przelewu na poczet podatku VAT należnego w poszczególnych krajach UE.

• Procedura VAT OSS nie zwalnia z obowiązku rejestracji na potrzeby VAT-u w przypadku posiadania zagranicznych magazynów (przykład 2).
• W celu skorzystania z procedury VAT OSS należy złożyć stosowne zawiadomienie do urzędu skarbowego. Brak terminowego złożenia zawiadomienia może oznaczać obowiązek rejestracji na potrzeby VAT-u w krajach, do których zostały wysłane towary. Zgłoszenia do procedury VAT OSS możesz dokonać także przed przekroczeniem progu sprzedaży zagranicznej w wysokości 10 tys. euro.

Stanowi to więc niezwykłe uproszczenie administracyjne dla sprzedawców, którzy są zobowiązani do rozliczania VAT-u w innych krajach UE.

Ile trwa rejestracja na potrzeby VAT-u w innych krajach UE

Jeżeli Twój model dystrybucji towarów wymaga rejestracji na potrzeby VAT-u w innych krajach UE, uwzględnij fakt, że proces rejestracji może potrwać kilka miesięcy. W większości państw udaje się go przeprowadzić w terminie od jednego miesiąca do trzech. Jednak w Hiszpanii rejestracja do VAT-u trwa zwykle minimum sześć miesięcy.

Wszelkie działania sprzedażowe zaplanuj z odpowiednim wyprzedzeniem. Rozpoczęcie sprzedaży bez dopełnienia obowiązków podatkowych może się bowiem wiązać z naliczeniem istotnych kar finansowych.

Platformy sprzedażowe również przykładają dużą wagę do wywiązywania się z obowiązków podatkowych.

Jeśli nie masz odpowiedniej rejestracji na potrzeby VAT-u, platforma Amazon może zablokować Twoje konto. Spowoduje to wstrzymanie źródła przychodów i w efekcie – istotne straty finansowe związane z kosztami magazynowania towarów, które nie mogą być przedmiotem sprzedaży.

Z kolei rejestracja w niemieckiej, czeskiej lub słowackiej wersji serwisu Kaufland wymaga od sprzedawcy dostarczenia numeru VAT kraju, którego dotyczy dana wersja platformy.

Czy konieczne jest otwieranie spółki zagranicznej

Co do zasady sprzedaż zagraniczna nie wymaga otwierania oddziału zagranicznego lub spółki celowej. W większości przypadków od strony formalnej wystarczy rejestracja do celów VAT-u lub skorzystanie z procedury VAT OSS.

Dodatkowe obowiązki formalne mogą powstać w sytuacji, gdy w danym kraju zamierzasz prowadzić działania marketingowe o bardziej stałym i zorganizowanym charakterze, np. showroom, placówkę sprzedaży stacjonarnej lub współpracę z lokalnymi agentami lub freelancerami.

Takie czynności mogą skutkować obowiązkiem rozliczania podatku dochodowego od osób prawnych lub PIT-u z tytułu wynagrodzeń wypłacanych zleceniobiorcom i pracownikom. Wtedy najlepiej skonsultuj się z doradcą podatkowym.

Jak rozliczać VAT w przypadku sprzedaży transgranicznej B2B

Jeśli prowadzisz e-commerce B2B, nie masz obowiązku rejestracji na potrzeby VAT-u w innych krajach (przy założeniu, że wysyłka następuje z terytorium Polski). Sprzedaż jest deklarowana wyłącznie w kraju, z którego są wysyłane towary i wykazywane ze stawką VAT 0% jako:

• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – w przypadku wysyłek do UE,
• eksport towarów – w przypadku wysyłek poza UE.

Przepisy ustawy o podatku VAT nakładają na sprzedawców dodatkowe obowiązki formalne związane z prawem do stosowania stawki 0%. Przykładowo musisz mieć odpowiednią dokumentację potwierdzającą, że towar został wysłany poza terytorium Polski. Jeżeli masz wątpliwości, czy spełniasz wszystkie wymogi do stosowania stawki VAT-u 0%, skontaktuj się z doradcą podatkowym.

Podsumowanie

Regulacje kwestii podatkowych i finansowych są dosyć zawiłe i odmienne w zależności od kraju czy statusu kontrahenta. W związku z tym przed wejściem na nowy rynek warto zapoznać się z krajowymi przepisami państw nowych nabywców lub skonsultować się ze specjalistami od spraw podatkowych oraz e-commerce.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w zakresie wyboru modelu rejestracji i rozliczania VAT-u od sprzedaży online do klientów zagranicznych – napisz do nas.

Materiał partnera

Artykuł pochodzi z e-booka „Dochodowy e-commerce 2024”. Kliknij w baner i pobierz.