Przesyłki poza utartym szlakiem, czyli jak wysyłać paczki do wszystkich krajów świata.
Część 2. Ograniczenia i obowiązki w handlu bez granic

Skoro z poprzedniego numeru znasz już międzynarodowe metody wysyłek oraz zagrożenia czyhające na eksporterów, przyszedł czas na omówienie kolejnych, nie mniej ważnych aspektów globalnego e-handlu. Opanowanie tematyki związanej z prawem celnym i przepisami obowiązującymi w kraju, do którego wysyłasz paczki, może się okazać kluczowe dla ekspansji Twojego biznesu.

Podstawowa znajomość prawa celnego i obowiązków z niego wynikających jest fundamentem każdego e-commerce o międzynarodowych aspiracjach. Pojęcia, takie jak odprawa celna, kod celny czy też EORI, powinny być Ci znane, jeżeli chcesz prowadzić swój biznes świadomie oraz z poszanowaniem prawa. Nie musisz być jednak ekspertem.

Zobacz pierwszą część cyklu Przesyłki poza utartym szlakiem, czyli jak wysyłać paczki do wszystkich krajów świata

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Obecnie znalezienie agencji celnej, która w kompleksowy i profesjonalny sposób zadba o poprawność wywozu Twoich towarów, nie stanowi większego wyzwania. Jeżeli współpracujesz z największymi przewoźnikami na rynku, możesz być pewny, że mają oni własną agencję, co dodatkowo upraszcza sprawę.

Elementarz eksportera

Procesy zachodzące podczas wysyłania towarów w sprzedaży międzynarodowej różnią się w zależności od miejsca docelowego. Najogólniej rzec biorąc: wysyłki można podzielić na te wewnątrz Unii Europejskiej i poza nią.

Przesyłki wewnątrz Unii Europejskiej

Wysyłkę towarów do krajów UE można sklasyfikować ze względu na dwa typy odbiorców.

1. B2B – firmy mające europejski numer VAT
W wypadku dostarczania towarów do klientów biznesowych mówimy o WDT, czyli wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Transakcje tego typu objęte są zerową stawką podatku VAT, pod warunkiem że zarówno dostawca, jak i odbiorca mają aktywne europejskie numery VAT.

Europejski numer VAT różni się od naszego rodzimego NIP prefiksem określającym kraj, w którym zarejestrowana jest firma, np. PL, DE, EL. Nie każda firma z siedzibą w UE musi mieć europejski numer VAT. Aktywność numeru VAT podanego przez Twojego kontrahenta możesz zweryfikować na stronie Komisji Europejskiej (bit.ly/1QbareF).

Sprzedawca musi również zadbać o dowody wywozu towarów z Polski i ich dostarczenia do nabywcy na terenie innego państwa członkowskiego. W wypadku korzystania z usług firm transportowych takim dowodem może być potwierdzenie dostarczenia paczki.

2. Osoby fizyczne
Firmy sprzedające w formule B2C są zobowiązane do naliczania podatku VAT. Na szczęście uproszczone przepisy nie zobowiązują dostawcy do rejestracji jako podatnik VAT w każdym kraju, do którego wysyła on towary. Do czasu osiągnięcia limitów pokazanych w tabeli przedsiębiorca może naliczać podatek od towarów i usług według stawek obowiązujących w Polsce.

TABELA – Wartość, do której przedsiębiorcy mogą naliczać VAT według stawek obowiązujących w Polsce, jeśli prowadzą sprzedaż wysyłkową w formule B2C do krajów UE

Źródło: www.bit.ly/2Gfu9ru

Pomimo braku konieczności odprawy celnej przesyłek w Unii Europejskiej obowiązuje wiele innych przepisów, nakładających na sprzedającego różnorakie obowiązki.

Przykładem może być składanie deklaracji Intrastat (po przekroczeniu pewnego progu finansowego w transakcjach wewnątrzunijnych), która wymaga od przedsiębiorcy ewidencjonowania parametrów produktów, takich jak waga, kod kraju pochodzenia czy też kod taryfy celnej.

Obowiązek składania deklaracji w systemie Intrastat (systemie statystyki obrotów towarowych między państwami członkowskimi Unii Europejskiej) nie dotyczy każdego. Deklaracja w formie podstawowej jest wymagana po przekroczeniu progu obrotu 4 mln zł w imporcie lub 2 mln zł w eksporcie (dane na 2019 r.). Szczegółowe progi znajdziesz na stronie: www.puesc.gov.pl.

Obowiązek składania deklaracji w systemie Intrastat (systemie statystyki obrotów towarowych między państwami członkowskimi Unii Europejskiej) nie dotyczy każdego. Deklaracja w formie podstawowej jest wymagana po przekroczeniu progu obrotu 4 mln zł w imporcie lub 2 mln zł w eksporcie (dane na 2019 r.). Szczegółowe progi znajdziesz na stronie: www.puesc.gov.pl.

Kolejnym przepisem „utrudniającym życie” polskiemu sprzedawcy może być niemiecka ustawa o opakowaniach (Verpackungsgesetz). Nakłada ona na przedsiębiorcę, który wprowadza opakowania na rynek niemiecki:

• konieczność rejestracji w centralnym rejestrze opakowań,
• ewidencjonowanie liczby opakowań wprowadzanych na rynek (w tym kartonów, folii bąbelkowej, taśm klejących itp.),
• konieczność uiszczania opłaty recyklingowej.

Niezastosowanie się do przepisów Verpackungsgesetz lub próba ich pominięcia mogą słono kosztować – maksymalny wymiar kary administracyjnej to 200 tys. euro.

Zobacz, na co jeszcze zwrócić uwagę przy wysyłce towarów zagranicę w tym artykule.

Przesyłki eksportowe (poza UE)

Przy sprzedaży poza granice UE sprawa wygląda zgoła odmiennie, choć nie jest tak skomplikowana, jak mogłoby się wydawać. Podstawową procedurą w eksporcie jest odprawa celna, podczas której otrzymuje się urzędowe potwierdzenie wywozu towaru (najczęściej elektroniczny komunikat IE-599). Pozwala to na dopełnienie formalności związanych ze stosowaniem zerowej stawki VAT.

Ilustracja – Przykład potwierdzenia wywozu towaru IE-599

Źródło: materiały własne autora

Formalności związanych z odprawą celną mogą dopełnić zarówno sam przedsiębiorca, jak i upoważniona agencja. Na szczęście większość firm kurierskich ma własne agencje, których usługi są zazwyczaj uwzględnione w kosztach przesyłki.

• Jeżeli formalności związane z odprawą celną mają być dopełnione przez przewoźnika, upoważnij go do podejmowania czynności przewidzianych w przepisach prawa celnego. Wzór upoważnienia znajdziesz na stronie: www.bit.ly/2Uh29wm.
• Jeżeli korzystasz z usług Poczty Polskiej, pamiętaj, że nie ma ona własnej agencji celnej. Najwygodniejszą metodą odprawy przesyłki może być wtedy skorzystanie z usług licencjonowanych agencji celnych. Pamiętaj jednak, że może to kosztować naprawdę sporo.

Do odprawy celnej potrzebujesz przede wszystkim faktury handlowej, która musi zostać dołączona do paczki (często oryginał i dwie kopie). Niektórzy przewoźnicy wymagają dodatkowych dokumentów, takich jak karta odprawy celnej lub tłumaczenie faktury. Dopilnowanie spraw związanych z dokumentacją eksportową jest bardzo istotne. Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów lub błędy w nich zawarte mogą skutecznie zablokować odprawę do czasu wyjaśnienia sprawy.

Ważna jest również znajomość przepisów handlowych kraju, do którego eksportujesz. Zdarza się, że służby celne wymagają świadectwa pochodzenia produktu lub nawet pieczątki izby handlowej na fakturze – o „dodatki” tego typu musisz zadbać już na etapie załatwiania formalności związanych z odprawą eksportową. W przeciwnym razie możesz zostać obciążony kosztami odesłania towaru lub jego magazynowania w miejscu przeznaczenia.

Jeżeli jesteś producentem, który samodzielnie eksportuje swoje wyroby, zadbaj o właściwe etykietowanie produktów, dostosowane do prawa kraju docelowego. Konieczne może się okazać np. przetłumaczenie instrukcji obsługi na lokalny język lub zastosowanie specjalnego oznaczenia, związanego chociażby z minimalnym wiekiem odbiorcy.

Procedury eksportowe wymagają nadania towarowi kodu celnego. Najczęściej jest on przypisywany przez agencję na podstawie opisu produktu z faktury. Znajomość kodów nomenklatury celnej pomaga w ustaleniu wysokości cła, które przyjdzie zapłacić importerowi Twoich towarów. Na ich podstawie można zweryfikować, do jakiego kraju wywóz jest prawnie zabroniony oraz czy artykuł nie spełnia kryteriów dual-use. Pełny wykaz takich produktów znajdziesz na stronie: www.bit.ly/2Ut8CDv.

Produkty dual-use – lub inaczej towary podwójnego zastosowania – to takie, które mogą zostać użyte do celów zarówno cywilnych, jak i militarnych. Obrót nimi wymaga specjalnych pozwoleń i jest szczegółowo regulowany przez specjalną ustawę. Zagadnieniu szczególną uwagę powinni poświęcić eksporterzy produktów wykorzystujących nowoczesne technologie.

W celu odnalezienia prawidłowego kodu celnego posłuż się wyszukiwarką informacji taryfowej systemu ISZTAR (www.bit.ly/2WN2Ry5).

Jeżeli jesteś eksporterem wielu produktów z różnych branż, oswojenie się z nim może być dla Ciebie koniecznością, chociaż warto zaznaczyć, że na pewno będzie to trudna relacja.

Do eksportu (oraz importu) towarów niezbędne jest posiadanie numeru celnego EORI. To obowiązek każdego przedsiębiorcy, który prowadzi działalność związaną ze stosowaniem przepisów prawa celnego. Uzyskanie numeru jest łatwe, a wszystkie niezbędne informacje znajdziesz na platformie PUESC (www.puesc.gov.pl)

Jedyny wyjątek stanowią dokumenty (koperty zawierające wyłącznie papier) – ich „eksport” nie wymaga żadnych dodatkowych formalności.

Na co jeszcze zwrócić uwagę w eksporcie towarów

Kiedy wysyłasz produkty do najbardziej egzotycznych zakątków naszej planety, spodziewaj się równie egzotycznych problemów, które potrafią zaskoczyć niejednego wytrawnego eksportera. Ich rozwiązanie nierzadko pochłania masę czasu oraz funduszy, a ryzyko ich wystąpienia warto już na początku wkalkulować w koszty prowadzenia biznesu.

Zwroty i reklamacje

W sprzedaży wewnątrzunijnej do osób fizycznych problematyczna może się okazać kwestia zwrotu towaru. Przedsiębiorca ma obowiązek oddać pieniądze – z uwzględnieniem kosztów zarówno towaru, jak i transportu (w wysokości równej cenie najtańszej metody wysyłki). Nawet najtańsza opcja dostawy może się okazać dość kosztowna, a częste zwroty – mocno nadwyrężyć budżet.

Więcej o skutecznej polityce zwrotów i reklamacji w e-sklepie przeczytasz w artykułach:

Reklamacje, wymiany i zwroty w handlu internetowym – przepisy prawne, które powinien znać każdy właściciel e-biznesu

Balans między wygodą klienta a zyskiem – prokliencka polityka zwrotów

Jak budować przewagę konkurencyjną – skuteczna polityka zwrotów

Na etykiecie przewozowej oraz w dokumentach celnych zawsze podawaj poprawną wagę wysyłanych towarów. W momencie zwrotu rozbieżność wagi – między tą zadeklarowaną przez Ciebie na dokumentach a rzeczywistą – może uniemożliwić sprowadzenie towarów bez ponoszenia dodatkowych opłat celnych.

Jeżeli oferujesz wysyłkę do wielu państw, możesz się spodziewać zwrotów spoza UE. Taki zwrot sprawi, że kupujący będzie musiał przejść odprawę celną. Na tym etapie najważniejsza jest komunikacja z klientem, aby prawidłowo odprawił on paczkę – najlepiej jako towar powracający. W przeciwnym razie może Cię czekać żmudny proces wyjaśniania sytuacji, który –
zwłaszcza w wypadku przesyłek pocztowych – może potrwać nawet do kilku tygodni.

Jeżeli eksportujesz paczki, dołóż wszelkich starań, aby podczas procesu kompletowania zamówienia nie popełnić błędu. Wysłanie jednej sztuki towaru zamiast dwóch, pomylenie indeksu czy też błędnie naklejona etykieta – to wszystko narazi Twój biznes na dodatkowe koszty oraz, nierzadko, korygowanie deklaracji celnych. Polskie przysłowie „lepiej zapobiegać niż leczyć” sprawdza się w tym przypadku doskonale.

Równie poważnym problemem mogą być koszty obsługi reklamacji – przy relatywnie niskiej wartości towaru często bardziej opłaca się dosłać klientowi kolejną sztukę niż walczyć z przesyłką zwrotną np. z Australii. Warto rozważyć również współpracę z lokalnymi firmami serwisującymi w celu obniżenia kosztów obsługi gwarancyjnej produktu.

Odprawa celna w kraju docelowym

Przy odprawie celnej w kraju docelowym Twoja przesyłka może napotkać masę przeszkód. Jedną z nich może być niewiedza kupujących o dodatkowych opłatach wynikających z importu towarów. W swojej karierze najczęściej spotykałem się z tym zjawiskiem przy sprzedaży do krajów rozwijających się, szczególnie w Ameryce Południowej.

Wysokie cło staje się czasem powodem nieodebrania przesyłki przez klienta. To jedna z najgorszych sytuacji, jakie mogą spotkać eksportera, ponieważ nie tak łatwo uwolnić paczkę z rąk celników. W takich okolicznościach jako sprzedawca masz kilka opcji, w tym:

• opłacenie cła za klienta,
• podział kosztów z klientem,
• porzucenie paczki, co również nie jest prostym wyjściem.

Metoda rozwiązania problemu powinna zostać wybrana niezwłocznie – po pewnym czasie agencja celna może zacząć naliczać opłatę za składowanie towaru. Problemów tych da się uniknąć przez informowanie klienta już na etapie składania zamówienia o możliwości wystąpienia dodatkowych opłat z tytułu należności celnych lub przez stosowanie wysyłek uwzględniających takie opłaty.

Sposoby naliczania cła w odległych miejscach są często bardzo „specyficzne”. Najbardziej utkwiła mi w pamięci sytuacja, w której brazylijscy celnicy nakładali zróżnicowane cła na dokładnie ten sam towar. Raz cło było astronomiczne, a innym razem nie było go prawie wcale. W pierwszym wypadku konieczne było porzucenie paczki, ponieważ agencja celna nie chciała dopuścić do jej zwrotu. Nadmienię tylko, że sprzęt – będący notabene elementem obudowy silnika – wart był 60 dol., a opłaty celne zostały wyliczone na ponad 600 dol. Trudno się dziwić klientowi, że postanowił nie odbierać przesyłki.

W działalności eksportowej nietrudno o spotkanie z efektami geopolityki. Jeśli wysyłasz towary do Rosji za pośrednictwem amerykańskich firm kurierskich, możesz być pewien, że paczki zostaną poddane skrupulatnej kontroli, a celnicy poproszą o dodatkowe dane i wyjaśnienia.

Nie próbuj również opisywać towarów jak próbki czy prezenty. Ta praktyka, stosowana nagminnie przez chińskich dostawców, w naszych realiach grozi przykrymi konsekwencjami, które mogą zablokować dalszy eksportowy rozwój.

Dasz sobie radę!

Eksport daje sprzedającym praktycznie nieograniczone możliwości ekspansji, a w zamian oczekuje nieco przygotowania i szczypty dokładności. Chęć dotarcia do klientów międzynarodowych świadczy o tym, że swój e-biznes traktujesz z odpowiednią powagą. Bądź choć odrobinę tak samo poważny w podejściu do spraw celnych, a eksport przestanie stanowić dla Ciebie wyzwanie.