„Obecnie największe wyzwanie to nieprzewidywalność. Od sprawnie działającego e-commerce wymaga się ekspresowego dopasowywania się do oczekiwań klienta, pełnej elastyczności pod kątem procesowym oraz ścisłej kontroli kosztów” – o zarządzaniu procesami magazynowymi w x-komie opowiada Karol Robaczewski, dyrektor logistyki i produkcji.
Jak przez lata rozwijała się powierzchnia magazynowa x-komu?
Dwa lata temu prawie dwukrotnie powiększyliśmy nasz główny magazyn w Częstochowie. Obecnie jego powierzchnia wynosi 18,5 tys. m² i pracuje w nim od 300 do 700 osób – zależnie od sezonu. W całej grupie x-kom (x-kom.pl, al.to, combat.pl) mamy 51 tys. aktywnych SKU w magazynie.
Jakie czynniki wpływają na ilość i wartość zapasów?
Głównymi czynnikami są dostępność produktu oraz popyt na niego. Po miesiącach utrudnionej dostępności sprzętów elektronicznych na rynku wreszcie możemy mówić o stabilizacji. Istotna w planowaniu zapasów jest też umiejętność przewidywania trendów i zachowań konsumenckich. W e-commerce wygrywa szybszy, czyli ten, u którego można dostać poszukiwany produkt od ręki.
Słuchaj „Marketer+” Podcast
Jaką metodę zarządzania zapasami Państwo stosują i dlaczego?
Używamy hybrydy – ABC, just-in-time i oczywiście FIFO. Z racji specyficznego modelu sprzedażowego typu „gorący strzał” dostosowujemy działanie fulfillmentu do wcześniej ustalonych planów sprzedaży i promocji.
Jakie są Państwa KPI w logistyce?
OTIF, PPM, produktywność, OTD, PPA, stock DIO, koszt per paczka, space utilization, scrap, LA, flow time, MTTR, OEE oraz facility cost.
Z jakich rozwiązań IT korzysta X-KOM, żeby efektywnie zarządzać procesami magazynowymi, zapasami i zwrotami?
LVS Mantis Logistics, KlinkWARE, JTL, Microsoft Excel, Microsoft Power BI, Dynamics365, FlexSim, Microsoft SQL Server Management Studio, x-kom shop, OTRS, Time Slots, Teamwork, Skalmex RCP, Webcon, SharePoint, Microsoft Teams, Microsoft Outlook oraz Microsoft Visio.
Z jakimi największymi wyzwaniami wdrożeniowymi mierzyli się Państwo i jak udało się je pokonać?
Obecnie największe wyzwanie to nieprzewidywalność, bo żyjemy w czasach VUCA (volatility – zmienność, uncertainty – niepewność, complexity – złożoność, ambiguity – niejednoznaczność).
Od sprawnie działającego e-commerce wymaga się ekspresowego dopasowywania się do oczekiwań klienta, pełnej elastyczności pod kątem procesowym oraz ścisłej kontroli kosztów. Pandemia i zmiana sposobu nauczania czy wprowadzenie pracy zdalnej, trzycyfrowe zwyżki zapotrzebowania przy ograniczonym dostępie do produktów, ostatnio także wojna przy granicy czy wysoka inflacja – to wszystko wymusza na nas trwanie w permanentnej gotowości do zmiany. Przy takich czynnikach zewnętrznych największym wyzwaniem jest utrzymanie stabilności i najwyższego poziomu obsługi. Chciałbym też zwrócić uwagę na zauważalny w ostatnich miesiącach efekt odpływu pracowników z Ukrainy w sektorze kurierskim. Mężczyźni wrócili do ojczyzny, żeby walczyć w jej obronie, co spowodowało niższą „doręczalność” u niektórych partnerów.
O jakie dodatkowe moduły warto rozbudować system magazynowy, aby usprawnić zarządzanie procesami magazynowymi i logistyką w e-commerce?
Dziś na rynku jest multum rozwiązań podnoszących wydajność i przepustowość magazynów przez automatyzację pikowania – wszelkiego rodzaju rozwiązania shuttle, automatyzacje pakowania czy użycie robotów do konfekcjonowania produktów. System magazynowy musi działać w zależności od skali, typu oferowanych produktów, ustawionych strategii handlowych. Zastosowane narzędzia mają odpowiadać potrzebom zarówno klienta, jak i producenta.
W e-commerce istotne są szybkość działania i wizualizacja statusu zamówienia. Moduły oparte na sztucznej inteligencji, przewidujące zachowania klienta na bazie analiz i wcześniej pozyskanych danych, zapewniają przewagę konkurencyjną. Integracje z firmami obsługującymi ostatnią milę pozwalają na transparentność i pełną wizualizację statusu wysyłki – od momentu złożenia zamówienia, przez komunikat „właśnie pakujemy twoje zamówienie” czy „zamówienie oczekuje na kuriera”, po finalną informację „paczka jest w drodze do ciebie”.
Jakie inne narzędzia usprawniające pracę magazynu wdrożono ostatnio?
W ostatnim czasie wdrożyliśmy automatyczny system pakowania, który najpierw skanuje w 3D zamówienie, a następnie docina opakowanie na wymiar. Zainwestowaliśmy także w autonomiczne systemy transportu (faza testowa), podjęliśmy działania w kierunku rozwoju i rozszerzenia rozwiązania automatycznego pikowania. Jesteśmy w ostatniej fazie wdrażania systemu operacyjnego Dynamics, który powinien zrewolucjonizować procesy wewnętrzne.
Jak radzą sobie Państwo z pikami handlowymi?
Kluczem jest planowanie. Co roku szczegółowo analizujemy prognozy sprzedażowe, żeby zawczasu zabezpieczyć odpowiednie moce przerobowe. Konkretny program szkoleniowy dla nowo zatrudnionych pozwala nam wdrożyć pracownika już w ciągu 4 godz. System kontroli sekwencyjnej i mocno rozwinięta kultura feedbacku pozwalają uniknąć błędów procesowych. Dzięki temu jesteśmy w stanie praktycznie od razu zwiększyć nasze moce wysyłkowe. Dodatkowym zabezpieczeniem jest zautomatyzowany proces, nad którym czuwa grupa ekspertów utrzymania ruchu i informatyków, gwarantująca braki postojów.
Co pomaga skrócić czas pakowania produktów?
Automatyzacja, jeśli wchodzi w grę. Manualne pakowanie opiera się na minimalizacji liczby wyborów dokonywanych przez pracownika, co wynika choćby z ograniczonej liczby rodzajów opakowań. Do tego ważne są instrukcja stanowiskowa, która nie pozostawia miejsca na domysły, znajomość procesu i ciągła praca w zakresie stosowania narzędzi lean. Jednak kluczowym elementem pozostaje nieustające doskonalenie procedur.
Jaki jest sposób firmy na oszczędność opakowań?
Zawsze jest to kompromis między jakością zabezpieczenia a kosztem. Stawiamy na technologię, która przychodzi z odsieczą. Opakowanie na wymiar w automatycznej maszynie oraz zamknięty obieg tektury dają nam możliwość utrzymania wysokiej jakości zabezpieczenia towaru przy rozsądnym koszcie. Jako firma wsłuchujemy się w głos klienta i najszybciej jak to możliwe odpowiadamy na jego sygnały, stąd też rozwiązania proekologiczne.
Jaki mają państwo sposób na automatyzację zwrotów?
Każdy zwrot traktujemy indywidualnie, dlatego trudno mówić o pełnej automatyzacji. Nie chcemy też jej stosować ze względu na poszanowanie doświadczenia klienta (CX). Robimy wszystko, aby zwrot był dla niego bezproblemowy. Zwroty rozpatrujemy nie tylko na podstawie sztywnych, zdefiniowanych wytycznych, co daje nam przewagę konkurencyjną – niespotykaną na rynku elektroniki w Polsce.