Produktywność w pracy ikomersiaka. Jak skutecznie zarządzać czasem i projektami

Najcenniejszą walutą w życiu jest czas, którego każdy człowiek ma dokładnie tyle samo. To, jak go wykorzystamy, zależy wyłącznie od nas samych. Codziennie na Twoje życiowe konto wpływa 86 400 s, z czego przynajmniej 28 800 spędzasz w pracy. Niezależnie od sytuacji i okoliczności jesteś właścicielem swojego czasu – czy to w sferze prywatnej, czy zawodowej. Warto się nauczyć, jak go maksymalnie wykorzystywać.

Produktywność to w uproszczeniu umiejętność produkowania rezultatów, na których nam zależy, bez popadania w przepracowanie. Każdy człowiek jest właścicielem określonych zasobów: czasu, silnych stron, doświadczeń, wiedzy, umiejętności i budżetu. Można wykorzystać te zasoby do wyprodukowania określonych produktów, czyli efektów swojej pracy.

Właśnie na tym się skupię w artykule – na optymalnym wykorzystaniu dostępnych zasobów – abyś mógł zacząć osiągać rezultaty, na których Ci zależy. Pokażę też, jak sam sobie radzę z planowaniem i realizacją zadań.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Mój sposób na realizację zadań

Aby optymalnie wykorzystywać posiadane zasoby, trzeba nimi odpowiednio zarządzać. Pomagają mi w tym pewne narzędzia do zarządzania czasem, projektami i zadaniami.

Centrum dowodzenia

Notatnik elektroniczny jest dla mnie punktem dowodzenia – w nim zarządzam zadaniami i projektami. To mój osobisty GPS, która pomaga mi utrzymać kurs na drodze do założonych celów zawodowych.

Na rynku jest dostępnych wiele rozwiązań, takich jak np. Microsoft OneNote lub Evernote. Sam korzystam z OneNote, w którym stworzyłem specjalny notatnik na tzw. aktywne projekty (ilustracja 1), czyli wszystkie, które nie zostały jeszcze zakończone (w trakcie realizacji). Każdy taki projekt jest rozbity na poszczególne zadania, a te – posortowane zgodnie z określonymi priorytetami. Im wyżej na liście, tym ważniejsze.

Ilustracja 1 – Notatnik aktywnych projektów w aplikacji Microsoft OneNote

Źródło: materiały własne autora

Dodatkowo każdy projekt jest oznaczony jednym z kolorów, który informuje, czy jest on realizowany zgodnie z terminem, czy istnieje zagrożenie niewywiązania się z terminu lub czy już mam opóźnienie. Kolory, których używam, to:

• zielony – projekt realizowany zgodnie z harmonogramem,
• pomarańczowy – projekt, co do którego mam przeczucie, że może być zagrożony,
• czerwony – projekt opóźniony, który jest sporo po terminie – sytuacja podwyższonego ryzyka.

Centrum zarządzania

Pora przejść do centrum zarządzania, którym u mnie jest aplikacja do zarządzania czasem i projektami – Nozbe (ilustracja poniżej).

Przerzucam do niej wszystkie pozycje z listy aktywnych projektów w OneNote. W aplikacji Nozbe rozbijam projekty na konkretne zadania. Następnie dodaję je do kalendarza, w którym określam czas potrzebny na ich realizację i wyznaczam datę ich zakończenia. Poszczególne zadania mają mnie prowadzić do długofalowego celu kwartalnego lub tygodniowego.

Na rynku jest wiele możliwości, jeśli chodzi o programy do zarządzania zadaniami. Aplikacje, na które warto zwrócić uwagę, to np.: Wunderlist, Todoist, Asana lub Trello (dwie ostatnie zostały stworzone konkretnie do projektów IT). Zdecydowanie warto z nich korzystać, żeby nie trzymać wszystkiego w głowie.

Ilustracja 2 – Projekty rozbite na zadania w aplikacji Nozbe

Źródło: materiały własne autora

Planowanie 12-tygodniowe – metoda, która zrewolucjonizowała moją pracę

Planowanie 12-tygodniowe, jak sama nazwa wskazuje, oznacza określanie celów na najbliższych
12 tygodni. Każdy cel kwartalny rozbijam na cele tygodniowe, które w każdym tygodniu są zupełnie inne. Tę metodę prezentuje poniższy przykład.

Cel główny: wdrożenie sklepu internetowego dla klienta. Cel główny powinien być rozbity na konkretne projekty i zadania, które mają zostać zrealizowane w kolejnych tygodniach. Jeden z projektów mógłby wyglądać następująco:

Projekt: wybór platformy e-commerce dla klienta.
Projekt mógłby się składać z następujących zadań:

• określenie grupy docelowej,
• ustalenie budżetu projektu,
• określenie liczby produktów w sklepie,
• określenie potrzebnych integracji (systemy płatności, kurierzy itd.),
• ustalenie, czy np. działania SEO i content-marketingowe będą w tym projekcie kluczowe, czy nie,
• porównanie platform i przekazanie klientowi rekomendacji,
• wybór platformy.

To właśnie zgodnie z metodą planowania 12-tygodniowego określam wszystkie swoje cele długofalowe, które następnie rozkładam na poszczególne tygodnie.

Przegląd tygodnia – fundament mojej pracy

Plan tygodnia, czyli tzw. przegląd tygodnia, tworzę na podstawie listy aktywnych projektów i już wcześniej określonych celów (zgodnych z planowaniem 12-tygodniowym). W planie tygodnia mam określone wszystkie aktywne projekty, do których dodaję zadania, a następnie przerzucam je do mojego narzędzia do zarządzania zadaniami.

Na przegląd tygodnia składają się:

Aktualizacja listy aktywnych projektów – podsumowanie mijającego tygodnia. Oceniam ponownie ryzyko opóźnienia każdego z projektów. Sortuję zadania pod względem ważności. Uzupełniam i uaktualniam najbliższe działania. Usuwam zakończone projekty.

Określenie 15 priorytetów – pozwala mi określić najważniejsze aktywności. W skrócie polega na wyznaczeniu trzech kluczowych zadań (wielkiej trójki) na każdy dzień od poniedziałku do piątku. Aby wybrać te najistotniejsze, odpowiadam sobie pytanie: „Realizacja których zadań doprowadzi mnie do osiągnięcia długofalowych celów?”.

Planowanie tygodniowe – nie przesadzam z zapełnianiem kalendarza, wystarczy jakieś 15–25 godz. W głównej mierze skupiam się na zarezerwowaniu czasu na 15 priorytetów.

Przegląd tygodniowy jest punktem wyjścia do planu dnia.

Jak planuję dzień, aby być produktywnym?

Kluczowe elementy mojego planu dnia to:

1. Poranna rozgrzewka – właściwe rozpoczęcie dnia, na które składają się:
   • sprawdzenie listy aktywnych projektów w notatniku elektronicznym,
   • sprawdzenie, co jest dzisiaj do zrobienia, w aplikacji do zarządzania zadaniami,
   • zweryfikowanie kalendarza oraz ustalenie tego, co będzie najważniejsze (trzy główne zadania do wykonania – wielką trójkę – ustalam dzień wcześniej),
   • ustalenie, co będę robił po pracy.
2. Rytm dnia – pracuję zgodnie z własnymi możliwościami, czyli:
   • sprawdzam pocztę dwa, trzy razy dziennie o wyznaczonych porach,
   • wykonuję zadania z danego dnia na podstawie kalendarza (jeśli nie mam nic w kalendarzu, pracuję nad zadaniami z listy aktywnych projektów),
   • w aplikacji do zarządzania zadaniami zapisuję nowe sprawy (jeśli pojawi się nowy temat), a następnie wracam do bieżących zadań,
3. Popołudniowy debriefing – podsumowanie dnia, na które składają się:
   • odpowiedzi na e-maile,
   • zapisanie notatek w CRM lub notatniku (elektronicznym albo papierowym),
   • sprawdzenie, co udało się osiągnąć danego dnia, a czego nie udało się zrobić,
   • wybór najważniejszych zadań na kolejny dzień.

Bardzo istotne jest, aby w kalendarzu nie planować więcej niż 60% czasu. Wszyscy mamy tendencję do zbyt optymistycznego planowania, dlatego tak ważne jest pozostawienie sobie marginesu bezpieczeństwa na nieprzewidziane zdarzenia.

Jak wygląda mój modelowy dzień pracy?

Zaczynam już wieczorem – od wyznaczenia zadań na kolejny dzień. Zawsze określam trzy priorytety, tzw. wielką trójkę, a także pozostałe zadania zaplanowane na dany dzień. Dbam o to, aby maksymalnie zapełnić 60% czasu.

Zadania na konkretny dzień są wyznaczane na podstawie zadań i celów tygodniowych, które rozkładam na poszczególne dni tygodnia. Przede wszystkim skupiam się zawsze na trzech priorytetach (wielkiej trójce) – rezerwuję na nie 3 godz. ze standardowego dnia pracy (8 godz.). Daje mi to w skali tygodnia 15 godz. na projekty, które mają mnie zbliżyć do osiągnięcia celów kwartalnych.

Pracę staram się wykonywać w określonych blokach czasowych. Korzystam z techniki pomodoro opracowanej przez Francesca Cirilla. To jedna z najprostszych metod zarządzania czasem.

Metoda pomodoro w praktyce

Jeden z projektów mógłby wyglądać następująco: Jeśli mam do przygotowania prezentację dla zarządu, którą już wcześniej zaplanowałem w swoim kalendarzu i określiłem termin jej realizacji (np. ustaliłem, że będę potrzebował 2 godz. i 30 min, żeby ukończyć zadanie), rozbijam poszczególne elementy procesu na kilka etapów.

Są różne szkoły – jedni preferują bloki 20- lub 30-minutowe, a drudzy nawet trwające po 1,5 godz. Jest to bardzo indywidualna sprawa. Sam stosuję wariant 45 min pracy i 5 min odpoczynku. Po trzech takich blokach robię nieco dłuższą przerwę, trwającą np. 15–20 min. Gdy mam „megaflow”, pracuję znacznie dłużej.

Żeby być produktywnym, trzeba się zaprzyjaźnić z pewnymi narzędziami, które wymieniłem na początku artykułu. Jest jednak jedno, którego nie wskazałem, a które stanowi podstawę pracy ikomersiaka – to poczta elektroniczna.

Jak zarządzam pocztą elektroniczną?

Każdy z nas otrzymuje codziennie dziesiątki, jeśli nie setki, e-maili, które atakują nas przez cały dzień. Istnieje jednak proste rozwiązanie, aby przestać być niewolnikiem swojej skrzynki elektronicznej. Wymaga to oczywiście dużej dyscypliny i wytrwałości we wdrażaniu, ale naprawdę warto.

W zakresie zarządzania własną pocztą elektroniczną korzystam z metody GTD (getting things done, opracowanej przez Davida Allena), która świetnie się u mnie sprawdziła (ramka poniżej).

Podsumowanie

Można by pomyśleć, że wszystko mam zaplanowane prawie co do minuty i tak też poszczególne zadania realizuję. Jestem jednak człowiekiem, a nie robotem, i są chwile, w których po prostu odpuszczam. Do ideału w tym obszarze jest mi jeszcze daleko. Ale staram się pilnować swojego systemu produktywności, bo właśnie dzięki niemu jestem bardziej skuteczny i szybciej osiągam swoje cele.

Zachęcam Cię do wdrożenia własnego systemu produktywności osobistej. U mnie znacząco poprawiło to życie nie tylko zawodowe, lecz także prywatne. Dziś wiele osób się zastanawia, jak jestem w stanie robić tyle rzeczy, skoro mam rodzinę i małe córki.

Warto zadać sobie pytanie, czy czas, który mamy do dyspozycji, faktycznie wykorzystujemy najlepiej jak to możliwe. Samo zastanowienie się nad odpowiedzią może być już pierwszym krokiem do działania w kierunku poprawy swojej produktywności. Wprowadzanie drobnych zmian potrafi zrobić naprawdę kolosalną różnice. U mnie sprawdziło się to świetnie.

Warto doczytać:

1. D. Allen, „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”, wyd. 2, tłum. Z. Waśko, Gliwice 2015.
2. G. Keller, J. Papasan, „Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć”, tłum. P. Cieślak, Łódź 2013.
3. G. McKeown, „Esencjalista. Mniej, ale lepiej”, tłum. M. Lipa, Warszawa 2015.
4. B.P. Moran, M. Lennington, „12-tygodniowy rok. Osiągnij w 12 tygodni więcej niż inni w 12 miesięcy”, tłum. K. Krzyżanowski, Warszawa 2016.
5. H. Elrod, „Fenomen poranka. Jak zmienić swoje życie”, tłum. B. Otocka, Łódź 2016.
6. S.R. Covey, „7 nawyków skutecznego działania. Inspirujące lekcje doskonalenia wewnętrznego i twórczych relacji z innymi”, Poznań 2007.