Integracja oprogramowania e-sklepu z systemem ERP – dlaczego warto?

Standardowe oprogramowanie e-sklepu w zakresie zarządzania biznesem internetowym w wielu przypadkach – szczególnie skokowego wzrostu sprzedaży czy chęci wejścia na wyższy poziom rozwoju – oferuje zbyt małe możliwości. Dopiero integracja dedykowanej aplikacji sklepowej z systemem ERP pozwala, niezależnie od wielkości sprzedaży, zapanować nad wszystkimi procesami biznesowymi w firmie (sprzedaż, księgowość i kadry, logistyka, magazynowanie itp.), zwiększyć wydajność czy poprawić jakość obsługi. Zobacz, dlaczego warto zintegrować program obsługujący sklep z systemem ERP.

Boom na e-handel

W roku 2020 Polacy w internecie kupili odzież, elektronikę, meble, żywność, kosmetyki oraz zabawki za prawie 12 mld dol. W bieżącym tylko w tych kategoriach wydadzą aż 13,5 mld. Cały rynek e-handlu w Polsce w poprzednim roku przebił już wartość 100 mld zł. To wartość, której osiągnięcie eksperci prognozowali za kilka lat. Stało się to jednak znacznie szybciej, głównie za sprawą pandemii wirusa SARS-CoV-2 wywołującego COVID-19, a dokładniej zakazów z nią związanych. W wyniku zamknięcia galerii handlowych aktywność zakupowa Polaków przeniosła się do sieci. I choć udział e-handlu w sprzedaży detalicznej wzrósł tylko z 5% do 8% (średnia unijna wynosi 20%), to w tym zakresie jest jeszcze ogromny potencjał wzrostu. Wiele sklepów internetowych nie było przygotowanych na takim boom. Wraz z rosnącą liczbą klientów przedsiębiorcom korzystającym z dedykowanego oprogramowania e-sklepu (nawet w połączeniu z programem kadrowym) coraz trudniej było zapanować nad wszystkimi procesami biznesowymi.

Gotowy e-sklep to za mało!

Szyty na miarę program do obsługi sklepu internetowego ma dosyć ograniczone możliwości. I choć sprawdzi się przy niewielkiej skali biznesu, to jednak w przypadku gwałtownego wzrostu sprzedaży może prowadzić do utraty kontroli. Gotowy program nie pozwala zautomatyzować zbyt wielu procesów, przez co większość czynności musi być wykonywana ręcznie. O ile można to sprawnie zrobić przy kilkudziesięciu transakcjach miesięcznie, o tyle już przy kilku tysiącach i z tą samą liczbą pracowników staje się to praktycznie niemożliwe.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Czasem nawet zatrudnienie dodatkowego personelu nie jest w stanie rozwiązać problemu, nie mówiąc już o wzroście kosztów. Te czasem mogą być wyższe od spodziewanych dochodów. Dodatkowo pracownicy operujący na zwykłym systemie sklepowym nie mają dostępu w czasie rzeczywistym do informacji o produktach, aktualnych stanach magazynowych, cennikach i promocjach. Tego rodzaju oprogramowanie w przypadku skokowego wzrostu sprzedaży prowadzi także do wielu problemów (m.in. błędne adresowanie przesyłek, niedostateczny poziom stanów magazynowych). Ponadto dość ubogie możliwości automatyzacji prędzej czy później odbiją się na zadowoleniu klientów (opóźnienia w dostawie przesyłek), a co za tym idzie: na wysokości dochodów. Rozżalony nabywca zapewne do Ciebie nie powróci, a i mało prawdopodobne jest, że poleci Twój sklep innym.

To wszystko sprawia, że przedsiębiorcy, którzy chcą wykorzystać boom na e-handel i obsługiwać sprawnie dużą liczbę klientów, powinni pomyśleć o integracji oprogramowania sklepowego z systemem ERP.

ERP – kompleksowe zarządzanie biznesem

ERP (enterprise resource planning) to modułowe oprogramowanie do kompleksowego zarządzania firmą. Mimo że każdy moduł odpowiada za inny fragment działalności przedsiębiorstwa (m.in. handel, magazyn, księgowość, kadry i płace, produkcja, projekty czy CRM), to dane spływają do jednej bazy, gdzie są dostępne dla wszystkich użytkowników systemu. Informacja to podstawa w kierowaniu biznesem bez dostępu do aktualnych danych trudno jest nie tylko mierzyć się z konkurencją, lecz także planować przyszłość.

Ponadto dzięki modułowej budowie sam system jest bardzo elastyczny, więc firma może go dostosować do własnych potrzeb, np. wykupić tylko te moduły, które obecnie są jej niezbędne. W każdej chwili system można rozbudować.

Jednak poprawa przepływu informacji to niejedyny argument przemawiający za sięgnięciem po ERP w sklepie internetowym. System ten także daje o wiele większe możliwości w zakresie automatyzacji niż zwykłe oprogramowanie.

Po osiągnięciu minimalnego stanu produktów w magazynie system automatycznie wygeneruje zamówienie. Nie trzeba już ręcznie kontrolować zapasów – system będzie sam sprawniej od człowieka zarządzał logistyką i procesem magazynowania.

System ERP działa zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i w chmurze. Pozwala zarządzać firmą z każdego miejsca, niezależnie od jej wielkości.

Integracja e-sklepu z ERP – korzyści

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na ten krok, powszechnie wskazują, że dzięki temu wznieśli się na nowy poziom zarządzania sklepem internetowym. Jednocześnie podkreślają, że najlepszy efekt i najwyższą stabilność działania można uzyskać dzięki integracji oprogramowania jednego producenta.

Jeśli używasz rozwiązania Comarch e-Sklep, to najlepszy efekt osiągniesz, gdy sięgniesz po system Comarch ERP. Takie połączenie gwarantuje kompleksową obsługę procesów biznesowych: zaczynając od zarządzania stanami magazynowymi, przez integrację z firmami kurierskimi oraz zarządzanie bazą klientów, a na procesowaniu zamówień i wystawianiu dokumentów rozliczeniowych kończąc.

Przy wyborze ERP warto zwrócić uwagę, aby jego funkcje były dostosowane do pracy sklepów internetowych. Integracja e-sklepu z systemem ERP powinna być przede wszystkim intuicyjna dla użytkownika. Właściciel sklepu internetowego korzystający z systemu ERP powinien móc w prosty sposób zarządzać swoim asortymentem oraz aktualizować informacje o towarach z jednego miejsca zarówno w zakresie cen, opisów, zdjęć, jak i w kwestii obszarów związanych z pozycjonowaniem produktu w sieci. Kolejną ważną kwestią jest automatyczna wymiana danych na linii system ERP – e-sklep, co stanowi znaczne ułatwienie dla użytkownika i pozwala na skupienie się na innych procesach w firmie. Bardzo ważną rzeczą jest również wybór oprogramowania ERP. Najlepszym rozwiązaniem będzie wybór oferty jednego producenta, co zniweluje problemy z integracją oraz wymianą danych między e-sklepem a systemem ERP. Takie rozwiązanie oferuje firma Comarch – podsumowuje Karolina Trela, product manager e-commerce w Comarch.

ERP zapewnia szczególne możliwości w zakresie kontroli sprzedaży, których nie jest w stanie dać żaden standardowy program sklepowy. Przedsiębiorcy poza kontrolą stanów magazynowych (np. automatyczna aktualizacja zarówno w samym e-sklepie, jak i serwisach partnerskich Allegro itp.) otrzymują także możliwość sprawnego zarządzania bazą klientów. Mogą nadawać specjalne rabaty, przyznawać linie kredytowe czy ustalać indywidualne ceny, które są pokazywane po zalogowaniu do sklepu.

Jeśli chodzi zaś o wspominaną już wyżej automatyzację, to system ERP przejmuje wiele czynności związanych z procesem sprzedaży (współpraca z kurierami, generowanie listów przewozowych, rozsyłanie informacji do klientów itp.). Ponadto umożliwia automatyczne wygenerowanie faktury i wysłanie jej pocztą elektroniczną do odbiorcy. Dzięki integracji można zarządzać magazynem lub wieloma magazynami w różnych lokalizacjach oraz tworzyć analizy, nie tylko sprzedażowe.

Korzyści wynikające z integracji e-sklepu z ERP dotyczą nie tylko przedsiębiorców, lecz także pracowników, którzy zyskają komfort pracy (wiele czynności zostanie zautomatyzowanych, więc ludzie będą mogli się skupić tylko na zajęciach wymagających ich obecności). Poprawi się także przepływ informacji – wszyscy pracownicy będą wiedzieli, na jakim etapie jest proces realizacji zamówienia. Zniknie także konieczność przepisywania tych samych danych, przechowywanych w różnych programach. Tym samym skróci się czas realizacji zamówień, a to już ogromna korzyść dla klientów.

Podsumowanie

Parafrazując słowa Neila Armstronga, wypowiedziane po zrobieniu pierwszych kroków na Księżycu: zintegrowanie e-sklepu z systemem ERP, ze względu łatwość całej operacji, to mały krok, ale jednocześnie wielki dla rozwoju firmy. Dzięki integracji możesz zwiększyć przychody i zyskać satysfakcję klientów. A przecież o to w biznesie chodzi!

Więcej informacji o systemach Comarch ERP znajdziesz pod adresem http://www.comarch.pl/erp.

Materiał partnera

Ten artykuł pochodzi z e-booka „Jak dotrzymać tempa klientom i skutecznie sprzedawać w internecie w 2021 roku”.