Fulfillment w praktyce. 10 wskazówek, jak rozpocząć współpracę z operatorem

Jeśli wydaje Ci się, że zawarcie umowy z operatorem fulfillmentu jest dziecinnie proste, to masz rację. Pod warunkiem, że do tego procesu wcześniej się odpowiednio przygotujesz. Z artykułu dowiesz się, jak to zrobić i o czym pamiętać.

W ostatnich latach usługa fulfillmentu zdobywa coraz większą popularność. Każdego dnia w Pack LAB dostajemy pytania od potencjalnych klientów, którzy są zainteresowani przekazaniem logistyki swojego sklepu podmiotowi zewnętrznemu. Wśród nich są firmy, które dopiero wkraczają na ten – dziewiczy dla nich – teren obsługi logistycznej zamówień. Często nie zdają sobie do końca sprawy z rozmiaru pracy, jakiej wymaga wdrożenie skutecznego fulfillmentu. Nierzadko otrzymujemy zapytania z prośbą o przygotowanie oferty, w których brakuje kluczowych informacji, takich jak rodzaj asortymentu oferowanego przez klienta czy silnik, na którym oparty jest jego e-commerce.

Brak elementarnej wiedzy o wymaganiach i działaniu drugiej strony nie wygląda profesjonalnie z punktu widzenia firmy fulfillmentowej i nie stawia potencjalnego klienta w najlepszej pozycji negocjacyjnej. Dlatego w tym artykule chcę podzielić się swoją wiedzą i przedstawić listę najważniejszych elementów, jakie potrzebne są firmie fulfillmentowej do przygotowania oferty.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

1. Spodziewana liczba paczek wysyłanych miesięcznie

To jedna z kluczowych informacji. Pozwala oszacować czas potrzebny do skompletowania i spakowania przesyłek. Przy ich dużej liczbie może się okazać, że potrzebne będzie zatrudnienie w magazynie kolejnego pracownika do obsługi zwiększonego ruchu. Jest to istotny czynnik wpływający na koszty, ponieważ często wraz ze wzrostem liczby wysyłanych zamówień spada cena jednostkowa.

Gdy natomiast klient realizuje mało zamówień, może zwyczajnie nie być atrakcyjny dla firmy fulfillmentowej. Nie oznacza to bynajmniej, że jest skazany na samodzielne wysyłanie paczek, ponieważ niektóre magazyny specjalizują się w obsłudze takich podmiotów.

Przy podawaniu spodziewanej liczby paczek wysyłanych miesięcznie dobrze jest dodatkowo zaznaczyć planowane okresy promocji (wyprzedaże, Black Friday itd.) i liczbę transakcji, jakie one wygenerują. Pozwoli to przygotować magazyn na wzmożony ruch, np. przez wcześniejsze złożenie kartonów wysyłkowych czy nawet zatrudnienie kolejnych pracowników. Finalnie zaowocuje to terminowym nadaniem ponadnormatywnej liczby paczek. Trzeba pamiętać, że magazyn obsługuje wielu klientów i jeśli krótkotrwała wyprzedaż u jednego z nich (np. z okazji rocznicy powstania sklepu) nie wpłynie zanadto na jego pracę, to już w okresie przedświątecznym różnica ta będzie znacząca.

2. Szacowana liczba zwrotów miesięcznie

Obsługa zwrotów to relatywnie pracochłonny proces, który zajmuje dużo czasu. Wymaga identyfikacji zamówienia, rozpakowania i sprawdzenia stanu towaru, jego przepakowania oraz odłożenia w odpowiednie miejsce.

Z uwagi na obowiązujące prawo, które daje możliwość odstąpienia w ciągu 14 dni od umowy zawartej przez internet, liczba zwrotów w e-commerce jest dość znaczna, zwłaszcza w branżach odzieżowej i obuwniczej. Ich obsługa w magazynie wymaga sporo czasu, dlatego stanowi to istotny element przy tworzeniu oferty fulfillmentowej.

3. Miesięczna liczba i wielkość dostaw do magazynu

Informacja ta jest ściśle skorelowana z punktem pierwszym. Wysoki poziom sprzedaży wiąże się z częstszymi i dużymi dostawami towaru, który trzeba przyjąć, rozpakować i rozlokować w magazynie. Szacowana liczba i częstotliwość dostaw pozwala w przybliżeniu określić ilość pracy potrzebnej do ich obsługi, ale ma też znaczenie w kontekście infrastruktury magazynu (np. liczby doków, wózków widłowych czy godzin pracy).

4. Liczba aktywnych SKU i stan magazynowy w sztukach

Dane te pozwalają oszacować przestrzeń, jaką w magazynie zajmie asortyment klienta.

Każde SKU to osobna lokalizacja magazynowa, więc nawet jeśli klient zamierza składować np. cztery SKU po jednej sztuce, to i tak musi zająć cztery lokalizacje. W takim wypadku nie ma możliwości trzymania tych czterech sztuk w jednym miejscu, ponieważ znacznie wydłuży to czas przygotowania zamówienia i może doprowadzić do pomyłek w wysyłce.

5. Lokalizacja magazynowa

Chodzi o informację, czy towar będzie składowany na paletach czy regałach. Pozwala to się zorientować, jaką powierzchnię w magazynie zajmie towar klienta, ale też ocenić, czy w ogóle taką ilość magazyn będzie w stanie przyjąć.

6. Rodzaj asortymentu

To dość istotny element, ponieważ nie wszystkie kategorie towaru można składować w każdym magazynie.

Przechowywanie produktów spożywczych wymaga określonych warunków (temperatura, wilgotność), a do tego dochodzi ograniczony termin przydatności do spożycia. Z kolei różnego rodzaju towary gabarytowe z powodu swojej wagi i rozmiarów wymagają nie tylko składowania na paletach, lecz także transportu z użyciem odpowiednich wózków widłowych, które nie każdy magazyn posiada.

7. Pakowanie produktów w określony sposób

Klienci często chcą, aby ich asortyment był pakowany do wysyłki w sposób ściśle zindywidualizowany. Obejmuje to m.in. specjalne opakowania (koperty, foliopaki, pudełka), inserty (ulotki, gratisy, formularze zwrotu), określone wypełniacze. Przygotowanie każdej takiej niestandardowej przesyłki pochłania inną ilość czasu, więc i cena będzie inna.

Włożenie niewielkiego przedmiotu do foliopaku firmy kurierskiej i umieszczenie naklejki adresowej jest znacznie szybsze niż spełnienie ściśle określonych wymagań. Te mogą oznaczać złożenie pudełka, owinięcie towaru folią bąbelkową, dodanie gratisowego upominku oraz umieszczenie naklejki plomby i naklejki adresowej.

8. Silnik sklepu internetowego

To jedna z najważniejszych informacji dla firmy fulfillmentowej. Chodzi o zintegrowanie jej systemu z systemem klienta. Ta pozornie prosta operacja trwa z reguły kilka dni i przed jej ukończeniem nie ma możliwości realizowania zamówień przez fulfillment. Dlatego jest to jedna z pierwszych rzeczy, o jakie należy zadbać po podpisaniu umowy, najlepiej jeszcze przed wysłaniem towaru do magazynu.

9. Prowadzenie sprzedaży na innych platformach

Każdy dodatkowy kanał sprzedaży (Allegro, Amazon, eBay itd.) to dla sprzedającego nie tylko potencjalne nowe zamówienia (i zwroty), lecz także konieczność zintegrowania go z systemem wykorzystywanym przez magazyn.

W przypadku prowadzenia sprzedaży na różnych platformach idealnym narzędziem będzie np. BaseLinker, który połączy silniki sklepów, platform sprzedażowych, kurierów i magazynu.

10. Termin rozpoczęcia sprzedaży

Ten czynnik jest w dużej mierze pochodną wspomnianych powyżej. Bez integracji systemu ani bez towaru klienta w magazynie fulfillment nie rozpocznie obsługi zamówień. Realizacja tych procesów trwa z reguły kilka dni i konieczne trzeba o tym pamiętać, gdy decydujesz się na usługę fulfillmentu.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że ta lista pomoże właścicielom sklepów internetowych odpowiednio sformułować zapytanie ofertowe, a także lepiej poznać i zrozumieć proces ofertowania ze strony firmy fulfillmentowej. Z taką wiedzą z pewnością łatwiej i szybciej możesz przystąpić do negocjacji, a co najważniejsze – zakończyć je z sukcesem.