6 raportów i analiz, które pomogą Ci zarządzać zakupami i zapasami w e-sklepie

Prowadzenie każdego biznesu wiąże się z wieloma wyzwaniami. W e-commerce jednym z kluczowych jest właściwe zarządzanie produktami i zapasami. Dlaczego to tak ważne i jakie raporty oraz analizy mogą Ci pomóc stawić temu czoła?

Chcesz dowiedzieć się, jak właściwie zarządzać zakupami oraz zapasami produktów w magazynie? W ramach prenumeraty extra premium EwP zyskasz dostęp do serii nagrań z praktycznych e-szkoleń.

Dlaczego planowanie zakupów jest ważne?

Z raportu „Future of Commerce 2022” firmy Shopify wynika, że jednym z trzech najważniejszych trendów w obszarze logistyki jest pokazywanie w przejrzysty sposób czasu dostawy zamówienia. Co więcej, ponad jedna trzecia wszystkich klientów rezygnuje z zakupów, gdy wysyłka według deklaracji sklepu trwa zbyt długo. W wielu przypadkach wynika to z modelu zarządzania produktami i ich dostępności.

Co można zrobić w tej sytuacji? Przede wszystkim należy wprowadzić dobre planowanie zakupów oraz zapasów produktów w magazynie.

Wspomniany raport wskazuje, że najważniejsze informacje, jakich oczekują od sprzedawców klienci, dotyczą: estymowanego czasu dostawy (68% respondentów), ponownego pojawienia się produktu w magazynie (59%) oraz jego dostępności w momencie zakupu (54%).

Ze względu na oczekiwania konsumenckie i cele biznesowe organizacji umiejętne zarządzanie zapasami zakłada:

• brak przerw w dostępności towarów,
• zachowanie ciągłości transakcji i przychodów,
• poprawę rotacji produktów w magazynie,
• utrzymywanie niskich stanów magazynowych,
• optymalizację kosztów magazynowych,
• zapewnienie klientom wyboru produktów za sprawą odpowiedniej struktury asortymentowej.

Główne cele zarządzania zakupami i zapasami to więc zwiększenie dostępności produktów, lepsza organizacja procesów magazynowych oraz usprawnienie kompletacji, pakowania i wysyłki zamówień.

Nowość!

Prenumerata z pakietem e-szkoleń

Dopasuj „E-commerce w Praktyce” do swoich potrzeb i poszerzaj wiedzę w najdogodniejszy dla siebie sposób. Wybierz prenumeratę z pakietem e-szkoleń wideo. W ramach subskrypcji otrzymasz: 4 wydania w wersji drukowanej, dostęp do 5 e-szkoleń wideo od razu, możliwość udziału w szkoleniach „na żywo”, dostęp do pełnego archiwum (w sumie 16 numerów w PDF) i wiele więcej. Sprawdź szczegóły już teraz.

Dowiedz się więcej

Procent klientów, którzy rezygnują z zakupów z powodu długiego czasu wysyłki

Źródło: „Future of Commerce 2022” – raport Shopify, dostęp online: www.shopify.com/research/future-of-commerce

Raport 1. Planowanie sprzedaży

Zarządzanie zapasami zacznij od… dobrego zaplanowania sprzedaży. Prawdopodobnie wydaje Ci się to zbyt oczywiste, ale wiele firm nie przykłada do tego należytej wagi. Co kryje się za tym stwierdzeniem?

Taka prognoza bardzo często nie zawiera dokładnej analizy struktury produktowej, która pozwoli zrealizować założone cele przychodowe i marżowe. Należy określić z dużą dokładnością, jaki będzie udział w sprzedaży poszczególnych kategorii, marek czy nawet grup produktowych.

Do standardowych raportów sprzedażowych dodaj punkty kontrolne:

• jakie kategorie są najważniejsze w strukturze sprzedaży i marży,
• jakie marki w minionym okresie wygenerowały najwyższe zyski,
• jakie produkty wygenerowały najwyższe wolumeny ilościowe,
• na jakich produktach masz najwyższą masę marży.

Raport 2. Struktura sprzedaży a rynek

Budowę struktury sprzedaży warto uzupełnić o analizę popularności produktów na rynku. W pewien sposób dane te weryfikują docelową strukturę produktową.

Do badania popularności przydadzą się różne źródła – od raportów rynkowych przygotowanych przez ośrodki badawcze i analityków po analizy wyszukiwania słów kluczowych. Raporty możesz znaleźć na stronach firm Deloitte, Nielsen, PMR Market Experts czy Statista. Zbiorcze analizy i statystyki są prezentowane również na portalach branżowych, które zbierają dane dotyczące konkretnej kategorii produktowej.

Dzięki analizie popularności kategorii produktowej w wyszukiwarce zyskasz wiedzę o tym, jaki jest potencjał sprzedażowy tych towarów i czy jako sprzedawca powinieneś inwestować w zabezpieczenie ich stanów magazynowych.

Przykładowa analiza popularności kategorii produktowej w wyszukiwarce

Źródło: Semstorm

Raport 3. Analiza ABC

Z raportem ze struktury sprzedaży i budową strategii long tail powiązana jest tzw. analiza ABC. To technika kategoryzacji zapasów, która dzieli przedmioty na trzy kategorie w celu zidentyfikowania tych pozycji, które mają duży wpływ na całkowity koszt zapasów.

Analiza ABC polega na podziale produktów na grupy według ich udziału w sprzedaży oraz rotacyjności:

1. Kategoria A to najbardziej wartościowe produkty, które w największym stopniu przyczyniają się do ogólnego zysku. Stanowią one zazwyczaj od 5% do 15% całkowitej liczby SKU, ale odpowiadają nawet za 70% przychodu firmy.
2. Kategoria B to produkty, które plasują się gdzieś między najbardziej a najmniej wartościowymi. To od 15% do 20% SKU, których udział w sprzedaży wynosi ok. 20%.
3. Kategoria C to produkty, które są istotne z perspektywy ogólnego zysku, ale pojedynczo nie mają większego znaczenia dla całej firmy. W tej grupie mamy do 65% produktów, które przynoszą ok. 10% obrotu.

Przykładową analizę możesz zobaczyć poniżej.

Przykładowa analiza ABC na wykresie

Źródło: „ABC inventory: get the most out of your best-selling products”, dostęp online: https://katanamrp.com/blog/abc-inventory/

Jeżeli przyjrzysz się planowi sprzedaży, w którym analizujesz udział poszczególnych kategorii i marek w strukturze przychodów i marży, to przypisanie produktów do poszczególnych grup będzie bardzo proste.

Metoda ABC pozwoli Ci wskazać kategorie i towary kluczowe dla sklepu. Ważne jest jednak, aby w trakcie budowania struktury produktowej dywersyfikować katalog na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń u najważniejszego dostawcy.

Raport 4. Dodatkowe wskaźniki

Poza wymienionymi raportami, ściśle powiązanymi z planowaniem i kontrolą sprzedaży, należy wprowadzić dodatkowe wskaźniki, które dają dużo szerszą perspektywę oraz sygnalizują ewentualne problemy w procesach zarządzania zakupami i zapasami.

1. Wskaźnik zaległych zamówień (backorder rate)

To wskaźnik tych zamówień, których firma nie jest w stanie zrealizować w momencie ich złożenia. Informuje, w jakim stopniu posiadasz zapasy produktów, na które jest popyt.

Wzór:
backorder rate = (liczba opóźnień z powodu zaległych zamówień / całkowita liczba złożonych zamówień) × 100

2. Wskaźnik utraconej sprzedaży

To liczba dni, w których określony produkt jest niedostępny w magazynie, w porównaniu z oczekiwanym tempem jego sprzedaży. Dzięki tej mierze wiesz, kiedy Twoja firma ma zbyt małe zapasy.

Wzór:
wskaźnik utraconej sprzedaży = (liczba dni, w których produkt jest niedostępny w magazynie / 365) × 100

3. Czas cyklu zamówienia (OCT – order cycle time)

Inaczej: terminowość zamówień. To średni czas potrzebny firmie do zrealizowania zamówienia. Pokazuje, w jaki sposób e-sklepy zaspokajają popyt, w tym mówi o ich gotowości do wysyłki, procesach wysyłki i dostawy.

Wzór:
OCT = (czas otrzymania zamówienia przez klienta – czas złożenia zamówienia przez klienta) / całkowita liczba wysłanych zamówień

Raporty niestandardowe związane z branżą

W niektórych branżach gospodarowanie zapasami i planowanie zakupów są silnie powiązane z modelem zakupowym klientów oraz sposobem realizacji wysyłki. Dotyczy to np. sklepów internetowych oferujących produkty tworzone na zamówienie lub rynku e-grocery. Przyjrzyjmy się tym dwóm przypadkom.

Raport 5. Kalendarz produkcyjny

Specyficzne zarządzanie zasobami muszą prowadzić producenci, którzy oferują produkty podlegające indywidualnej konfiguracji. Złożenie zamówienia przez klienta stanowi tu równocześnie zlecenie produkcyjne. Poza samym planowaniem sprzedaży ważne w tym modelu jest odpowiednie zarządzanie komponentami, będącymi składowymi finalnego produktu (np. w przypadku produkcji rolet na wymiar).

Wyzwania firm produkcyjnych związane z planowaniem zakupów dotyczą dostępności komponentów, półproduktów, maszyn oraz wykonawców.

Jeśli firma działa w e-commerce równocześnie ze sprzedażą biznesową (B2B), ciągłość jej pracy zależy m.in. od wydajności maszyn produkcyjnych. Jak sobie z tym radzić w obszarze raportowania? Niezbędne są m.in. analiza dostępności produkcyjnej na podstawie kalendarza produkcji oraz odpowiednie prognozowanie popytu na bazie rotacji komponentów.

Raport 6. Just-in-time w e-grocery

Rynek e-grocery, jak mało który, stwarza ogromne wyzwania w zakresie zarządzania zapasami i magazynem. Wynika to głównie z dużego zróżnicowania oferty. Mogą się w niej znajdować produkty trwale pakowane (CPG – consumer packaged goods), które nie wymagają specjalnych warunków przechowywania oraz mają względnie długi czas ważności – np. kawa, herbata, mąka, cukier, woda butelkowana, kasze, makarony.

Zupełnie odmienna kategoria to tzw. świeże produkty, których zakup trudno zaplanować i które mogą być przechowywane bardzo krótko – np. owoce, warzywa, mięsa, wędliny. W e-grocery przyjęcie ich do magazynu wiąże się każdorazowo z konkretnym zamówieniem klienta.

W tym wypadku najpopularniejszy jest model just-in-time. To strategia zarządzania zapasami w łańcuchu dostaw, w której produkty są dostarczane dokładnie wtedy, gdy są potrzebne, co pozwala obniżyć koszty, wyeliminować marnotrawstwo i zwiększyć wydajność.

W analizach związanych z rynkiem e-grocery szczególnie ważne są wszelkie raporty dotyczące terminów ważności poszczególnych partii towarów. Chodzi o to, aby zapewnić klientowi zawsze najświeższe produkty oraz zapobiegać ich przeterminowaniu. Żeby zabezpieczać się przed niespodziewanym odnajdywaniem artykułów dawno po terminie, stosuj metodę FIFO (first-in, first-out). To, co zostało wytworzone lub nabyte pierwsze, powinno zostać też jako pierwsze sprzedane lub zużyte.

Podsumowanie

Zarządzanie zapasami to bardzo złożona dziedzina. Zamawianie, przyjmowanie, przechowywanie, kompletowanie i wysyłanie towarów wymaga licznych działań i zaangażowania wielu osób. To, w jaki sposób zaplanujesz sprzedaż i zabezpieczysz jej realizację przez odpowiednie stany magazynowe, będzie miało wpływ na postrzeganie Twojej firmy przez klientów. Z ich oczekiwań powinny wynikać miary raportowe, które wdrożysz w e-sklepie.

To oczywiście tylko część raportów wspomagających osoby zarządzające. Zachęcam przede wszystkim do tego, aby pracę nad zakupami rozpocząć od mądrego zaplanowania struktury produktowej i udziału poszczególnych kategorii w całości zysku generowanego przez firmę.

Chcesz poszerzyć swoją wiedzę z zakresu zarządzania magazynem oraz logistyki i automatyzacji w e-commerce? Sięgnij po pakiety specjalne EwP.