Jak w 10 krokach wdrożyć PIM w firmie e-commerce?

Rewolucja technologiczna zaowocowała zmianą postaw zakupowych. Konsumenci oswoili się już z zakupami online i w sklepach internetowych czują się jak ryba w wodzie. Mamy do czynienia z klientami świadomymi, którzy wiedzą dokładnie, czego chcą, a strona WWW ma im ułatwić odszukanie informacji niezbędnych do dokonania zakupu. Jak zatem dotrzymać tempa klientom w XXI w.?

Konsumenci często budują swoje wyobrażenie o produkcie wyłącznie na podstawie informacji produktowych (takich jak zdjęcia, opisy, dane techniczne, pliki multimedialne itp.), które towarzyszą im podczas całej customer journey (ścieżki zakupowej). Informacje produktowe będą zatem wpływać na podejmowane decyzje zakupowe. Muszą być więc aktualne, kompletne i spójne, w przeciwnym razie proces zakupowy rozpocznie się u Twojego konkurenta. Perfekcyjne zarządzanie takimi danymi jest motorem działania systemów PIM.

Tradycyjne podejście było czasochłonne, wymagało znacznych nakładów pracy i generowało większe koszty. Charakteryzowało je rozproszenie informacji (konieczność wprowadzania np. do panelu sklepu internetowego, na stronę bloga, do katalogu elektronicznego), a także mnogość nośników danych (arkusz kalkulacyjny, e-mail, pliki PDF). Z czasem metody ręcznego porządkowania danych musiały ustąpić miejsca bardziej zaawansowanym technologiom, które zautomatyzowały większość czynności.

Słuchaj „Marketer+” Podcast

Jak krok po kroku wdrożyć Akeneo PIM w Twoim e-commerce?

W zależności od sytuacji wyjściowej firmy i jej profilu działalności zakres prac związanych z wdrożeniem systemu do zarządzania informacją produktową może być bardzo szeroki lub ograniczyć się jedynie do integracji i aktywowania PIM. W tym artykule postanowiłem pokazać, jak w Macopedii podchodzimy do tego tematu w odniesieniu do naszych klientów sprzedających online.

W przypadku firm z doświadczeniem e-commerce ponieważ nie zaczynają one od zera – wdrożenie PIM jest w dużej mierze związane z migracją danych przy zachowaniu ciągłości procesu. Należy przy tym podkreślić, że podczas trwania całej operacji mamy do czynienia ze ścisłą współpracą klienta i partnera wdrożeniowego.

1. Audyt obecnego procesu

Na początku ważne jest, by się dowiedzieć, w jaki dokładnie sposób są gromadzone i publikowane informacje o produktach. Istnieją różne, mniej lub bardziej wydajne rozwiązania i w mojej ocenie warto zrozumieć, jak po rozłożeniu na czynniki pierwsze wygląda proces dodawania produktu, gdy firma nie ma jeszcze dedykowanego systemu PIM.

2. Identyfikacja źródeł i osób decyzyjnych

Następnie należy ustalić, skąd pochodzą dane dla e-commerce. Jest to niezwykle ważny krok i nie można go pominąć. Często zdarza się, że źródłem danych są arkusze Excel, pliki CSV i XML, a oprócz tego zewnętrzni dostawcy lub inne platformy.

Na tym etapie należy również rozstrzygnąć, który dział w strukturze firmy zajmuje się tworzeniem produktów oraz kto realnie jest w stanie zarządzać produktem od samego początku. W branży e-commerce powyższe kompetencje ma z reguły e-commerce manager, product manager czy category manager.

Jeśli trudno Ci zidentyfikować osobę odpowiedzialną za jakość doświadczenia produktowego, powinieneś zastanowić się, kto mógłby taką rolę pełnić.

3. Nowe procesy

Po wyznaczeniu osoby, która odpowiada za zarządzanie produktem, czas na kolejny krok. Teraz niezbędna jest informacja, jak będzie przebiegał proces dodawania produktu, jeśli PIM stanie się integralną częścią sklepu internetowego i w zakresie produktu uznasz go za najważniejsze narzędzie, do którego zaimportowane zostaną dane z aktualnej bazy danych. Pojawiają się pytania m.in. o miejsce zakładania produktów czy relacje w systemie ERP.

4. Powiązane systemy

Firmy e-commerce mają zazwyczaj kilka programów do realizacji swoich potrzeb biznesowych. Wdrożenie Akeneo PIM nie obejdzie się zatem bez identyfikacji miejsc, gdzie będą eksportowane dane produktowe – kanałów sprzedaży i pozostałych systemów, które korzystają z danych produktowych – podczas gdy Akeneo PIM będzie pośredniczył i tworzył te dane.

5. Mapa procesów

Następne kroki są już wykonywane w ramach analizy przedwdrożeniowej i w działania zaangażowany jest klient wraz z partnerem wdrożeniowym (odbywają się warsztaty). Mając wiedzę z pierwszych czterech punktów, można opracować plan wdrożenia. Tworzymy wspólnie diagramy procesów i integracji Akeneo PIM, które dokumentują mechanizm dodawania, aktualizacji, publikacji, usuwania produktu. W wyniku tego procesu powstają dokładne schematy wdrożenia, następuje identyfikacja interfejsów integracyjnych (np. z ERP, e-commerce itd.), ustala się przepływ danych.

6. Właściciel identyfikatora produktu (SKU, symbol kartoteki, kod towarowy)

Niepowtarzalność i jednoznaczność to ważne kryteria w systemach PIM. Krok szósty polega na wyznaczeniu unikatowego właściciela identyfikatora produktu, służącego do odróżnienia w różnych systemach. Podczas wdrożeń PIM często konieczna jest zmiana logiki przydzielania identyfikatora poprzez przeniesienie procesu jego nadawania z ERP lub e-commerce do systemu Akeneo PIM.

Czym jest PIM i w czym pomaga? PIM to skrót od product information management. Oznacza system do zarządzania informacją produktową. Zapotrzebowanie na tego typu rozwiązania powstało w wyniku transformacji cyfrowej, gdyż firmy, przenosząc działalność do internetu, wraz z rozwojem swojego biznesu zaczęły mieć problemy z utrzymaniem jakości informacji produktowych zamieszczonych na swoich stronach internetowych lub u innych partnerów.

7. Rodzina atrybutów

W dalszej kolejności należy stworzyć odpowiednią strukturę atrybutów produktowych charakterystycznych dla danego typu towarów (tzw. rodzina atrybutów, zestaw cech), która będzie prosta w utrzymaniu i rozwijaniu, a do tego wyznaczyć ich właściciela systemowego.

Przy ustalaniu atrybutów i tworzeniu ich rodzin należy pamiętać, że dane te będą wykorzystywane 1 do 1 w systemie e-commerce, np. do filtrowania produktów czy przeglądania opisów produktowych.

8. Dodatkowe funkcje

Podczas warsztatów nastąpi zaplanowanie dodatkowych funkcji. Dobrym pomysłem jest zapoznanie się z pełną listą modułów Akeneo i wybór takich, które będą niezbędne do uzyskania pełnego procesu zarządzania produktami.

Omówienia wymagają również wszystkie integracje – jak połączyć PIM z konkretnym rozwiązaniem e-commerce (np. Magento, Shopware, Sylius), aplikacją mobilną, marketplace’em czy narzędziem ERP.

Na uwagę zasługuje fakt, iż system Akeneo jest indywidualnie konfigurowany i firmy wdrożeniowe mogą przygotować moduły dopasowane do wymagań przedsiębiorstwa. Gdy wraz z rozwojem biznesu pojawią się nowe potrzeby, dzięki PIM możliwe będą modyfikacje, które znacznie ułatwią proces zarządzania informacją produktową.

9. Plan migracji danych

Podczas kroku dziewiątego dochodzi do ustalenia poszczególnych etapów migracji danych. Celem tych działań jest sprawne i bezpieczne włączenie narzędzia PIM w już działający organizm, aby w pewnym momencie stał się głównym systemem i mógł wysyłać dane do innych aplikacji. Proces ten jest szczególnie newralgiczny w przypadku systemu e-commerce, gdzie musi zostać podmienione źródło danych o produktach bez zakłócenia przy tym funkcjonalności sklepu, np. filtrowania, przydziału produktów do kategorii.

10. Wdrożenie i testy

Dziesiąty, ostatni już krok to przeprowadzenie wdrożenia w metodyce iteracyjnej (np. Scrum), dzięki czemu od razu oswajasz się z nowym systemem i na bieżąco możesz ocenić, czy spełnia Twoje oczekiwania. Wdrożenie wiąże się również z tzw. testami UAT, podczas których testujesz aplikację od początku do końca.

W dynamicznym świecie e-commerce niemożliwa jest skuteczna sprzedaż bez PIM. Dysponując dziesiątkami tysięcy produktów i ich wariantów, łatwo stracić kontrolę nad przepływem informacji. Z pomocą systemu PIM zbudujesz przejrzystą strukturę danych, co jest kluczowe dla interakcji z klientem.

Jeśli zastanawiasz się, jak technologia może pomóc rozwinąć Twój e-commerce, umów się na darmową 30-minutową konsultację w Macopedii. Pomożemy Ci nie tylko uporządkować dane produktowe, ale także zoptymalizować procesy wewnętrzne w Twoim przedsiębiorstwie. Mamy bogate doświadczenie we wdrożeniach PIM dla branży e-commerce. Obecnie wprowadzamy rozwiązanie Akeneo w firmie Selsey, która zajmuje się sprzedażą mebli oraz artykułów dekoracyjnych niemal w całej Europie i rozszerza działalność o kolejne rynki.

Ten artykuł pochodzi z e-booka „Jak dotrzymać tempa klientom i skutecznie sprzedawać w internecie w 2021 roku”.